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就活での封筒の書き方|印象をよくするために必要となるマナーとは?

投稿日:2018年10月21日 更新日:

封筒

就活では履歴書の送付などで封筒を郵送する機会が多いですが、封筒に書き方に悩む就活生が意外と多いです。

普段、封筒を使う機会が少なく、いきなり企業に郵送するとなると封筒の書き方で悩むのは当然です。

封筒の書き方や選び方、郵送時のマナーなどが分からない人のために、まずは応募書類の郵送など、就活で使う封筒の選び方についてご紹介します。

就活を成功させるためにも、ミスのない封筒の書き方などの郵送マナーを身につけましょう。

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封筒のサイズや色について

履歴書やエントリーシートなどのA4サイズの用紙を送る場合は、できれば折らずに送れるA4サイズの封筒を使いましょう。

企業への提出書類はA4サイズのものが多く、A4サイズの封筒であれば、書類を折りたたまずに入れることができます。

封筒の色は、白色が一般的ですが、茶色でも特には問題ありません。

A4サイズの封筒を使用する際は、クリアファイルに入れて送ると書類が折れ曲がることを防止できます。

企業に応募書類(履歴書・エントリーシート)を送る際に、書類だけで送ることは失礼にあたります。

必ず「添え状」を同封します。

書類を入れる順番は添え状、履歴書(またはエントリーシート)の順に、書き込み面を表にして入れます。

封筒の書き方

読みやすいよう、手書きで丁寧に書きます。

字が汚いとしても、手書きにしましょう。手書きで、丁寧に書けば、少々形が整っていなくても読みやすい字になります。

特に番地の数字など、他の字に読めてしまったりしないかは気をつけます。

使うペンは雨などでにじむ可能性のある万年筆やサインペンは避けて、できれば油性のものを使いましょう。

封筒が大きいので、細字よりは中太くらいの方がバランスがとりやすいでしょう。

1.封筒の表面の書き方

封筒表面

①会社住所及び会社名の書き出し位置

会社住所、会社名の高さを揃えて、部署名、担当者名の高さを一字分下げて書くと整った印象になり、見栄えがよくなります。

②会社住所の書き方

住所は省略せず、都道府県名や「丁目」や「番地」をしっかり書きます。

なお、住所が長く、二行にわたるときは、二行目の行頭は一行目の行頭に揃えず、少なくても一字分以上下げて書くようにします。

③宛名の書き方

会社名・部署名・役職名・個人名を記入します。

フルネームで分かっている場合は省略をせずに書きます。

住所や企業名、部署名などにアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを縦に書きます。

特に会社名は正式名称で記入し、(株)やKKなどと省略せずに書くように注意します。

④宛名(担当者名)の書き方

担当者名は封筒の中央の位置となるようにします。

また、表面(宛名面)の文字の中では最も大きくなるように書きます。

⑤宛名の「御中」・「様」などの区別

会社や人事部などの部署を宛先とする場合は「御中」と書き、担当者など人を宛先とする場合は「様」と書きます。

なお、担当者の個人名が分からない場合は「ご担当者様」と書きます。

また「殿」は団体から個人宛てに送るときなどに使われることが多く、目上の人に送るときには失礼な場合がありますので、使わない方が無難です。

⑥封筒内の書類内容を明示

書類の中身を知らせるために、左下に赤字で「応募書類在中」と記入します。

文字を囲まなくても構いませんが、囲む場合は、フリーハンドではなく定規を当てて線を引いた方が丁寧な印象になります。

なお、予め赤字で「履歴書在中」などと印刷してある封筒でも可です。

⑦切手

切手は何枚も使うと「寄せ集めた」印象になりかねません。

記念切手など絵柄が派手なものは避けて、送料に合う切手1枚で送るようにしましょう

2.封筒の裏面の書き方

封筒裏面

①封の仕方

テープではなく糊付けでしっかり封をします。

封をした境目に「〆」印を書きます。×印とはしないように注意します。

②差出人住所の書き方

自分の住所は表書きの住所より少し小さめの文字で、省略せず、都道府県名や「丁目」や「番地」をしっかり書きます。

なお、住所が長く、二行にわたるときは、二行目の行頭は一行目の行頭に揃えず、少なくても一字分以上下げて書くようにします。

住所は封筒の中心線よりも右側寄りに、名前は封筒の中心線の左側に書きます。

就活生は名前の近く学校名を書きます。

なお、名前は住所よりも大きく書きます。

③送付日を記載

郵送する日付を封筒の左上に書きます。

なお、日付を漢数字で書きます。

封筒を持参する場合の書き方

封筒を持参して手渡しで提出する場合は、封筒の表面の企業の宛名や添え状は必要ありません。

宛名は郵送で届けるために必要になる項目なので、直接手渡す際は宛名を書かずに提出します。

添え状についても宛名を同じ目的であるため、提出の必要はありません。

ただし、「応募書類在中」など封筒の中身を知らせるための赤字の文言は封筒の左下に記入しておく必要があります。

また、持参する場合も書類はクリアファイルに入れておくとよいでしょう。

封筒の裏面は応募書類などの書類を提出する日付と住所、氏名を記入します。

なお、書類を持参する場合、書類のみを提出するように指示される場合もあるため、封筒に糊付けはせず、フラップに折り目を付ける程度で問題ありません。

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