就職・転職

内定通知の電話にどう応対する?|好印象を持ってもらうポイントとは?

投稿日:2019年7月2日 更新日:

就職活動や転職活動では、採用試験を受け、最終面接に合格した場合の内定通知が出るまでの期間や通知方法は、会社や団体などによって差があります。

会社の一員となる上で、最初のステップとなる内定通知ですが、相手の担当者に失礼のないような対応ができるように、事前にしっかりと準備をしておきましょう。

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内定通知に使用される手段

内定通知は電話、メール、郵送のいずれかの方法で通知されますが、一般的には電話での通知が多いことが分かっています。

どの会社からの電話か一目で分かるように最終面接を行った会社の電話番号は登録しておきましょう。

また、電話以外の通知の可能性もあるので、1日に数回程度はメールが来ていないかどうか確認し、郵便ポストも毎日チェックしておきましょう。

面接の結果について

1.時期

面接の合否連絡がくるまでの期間は会社によって異なります。

面接の結果は、電話またはメールの場合は3日ほどで、郵送の場合は1週間程度になります。

面接時に面接官から結果連絡についての説明がない場合は、連絡手段や連絡時期を確認しておくとよいでしょう。

先方から伝えられた期間を過ぎても結果連絡がない場合は、自ら問い合わせの連絡をしても問題ありません。

ただし、その場合は担当者は多忙であることを考慮して、選考結果はいつ頃になるかという尋ね方で催促しているイメージを無くすようにするとよいでしょう。

2.内定の場合の対応

電話で内定の連絡がきたときは、その場で意思表明できますが、メールや郵送で通知がきたときは、なるべく早く電話で入社の意思がある旨を伝えるようにしましょう。

なお、内定を辞退する場合は新たな人材を確保するという先方の手間や時間を考えると、なるべく早く連絡するのが望ましい行動です。

辞退の理由は、「諸般の事情」など漠然としたもので問題ありません。

また、選考中の会社がある場合は返事を待ってもらうことも可能ですが、猶予期間は1週間が限度と認識しておきましょう。

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電話で伝えるべきポイントとは?

1.内定へのお礼と自分の意思を簡潔に伝える

「この度は内定の通知をいただき、ありがとうございます」と内定を頂いたことに対して、きちんと感謝の気持ちを伝えます。

そして「内定をお受けいたします」と明確に自分の入社の意思を伝えます。

2.入社への意気込み・気持ち

入社するにあたって、自分の意気込みや頑張っていこうという気持ちを伝えましょう。

長々と話す必要はなく、簡潔に伝える程度で問題ありません。

3.必要な書類・手続き等の確認

何度も連絡して手続きなど手順を聞くことのないように、入社までに揃えておくべき必要書類、手続き、スケジュールの確認をしましょう。

また、事前に聞いておきたいことがあればこのタイミングで確認しておきましょう。

話すときは落ち着いてゆっくりと

内定の連絡が来ると、つい興奮してしまい、電話口ではいつもと違って早口で話してしまいがちです。

焦らずにゆっくりと落ち着いて話を聞き、話すときもいつもよりもゆっくり話すことを特に意識しましょう。

一呼吸置きながら、慎重に言葉を選ぶように話し、感謝の気持ちや内定承諾の意志を伝えましょう。

丁寧な対応を心がけて最大限の好印象を与えよう

内定通知の連絡が来た際には丁寧な対応で答えるということを心がけます。

「これからよろしくお願いします」という社員としての最初の挨拶です。自分がその企業で働いていきたいという前向きな姿勢を伝えていくことが大切です。

当たり前のようなことではありますが、これをきっちりこなしておけば、会社側に好印象を持ってもらえます。

何事にも丁寧に対応することです。

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