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内定辞退メール|失礼のない無難な断り方のポイントとは?

投稿日:2019年7月31日 更新日:

就職活動の最終段階となる内定通知。内定をもらうと気が抜けてしまう人も多いですが、内定をもらっただけでは就活が完全に終了したわけではありません。

せっかくの内定も辞退するのは気が引けるものです。

失礼のないように内定辞退の意思を伝えるにはどのようにすればよいのか。

内定辞退のメールを送るだけでよいのか悩むことでしょう。

採用活動で時間を割いてくれた担当者にできれば誠意ある形で内定辞退を伝えるにはどうすればよいのでしょうか。

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内定辞退はメールでよいか?

内定辞退をするときの連絡の手段は、本来、内定辞退の連絡は電話でするのが一般的といわれていますが、内定辞退の旨がはっきり伝わることや採用担当者の仕事を中断させないことを考慮するとメールがベストといえそうです。

大企業の場合、多くの内定辞退者が出ることもあり、記録が残らない電話で内定辞退の連絡を受けると、内定者の管理が煩雑になり、対応漏れの可能性が高まります。

また担当者の忙しいときに電話が繋がってしまうと、それもまた迷惑になってしまいます。

その点、メールであれば、件名だけでおよその内容を把握し、業務の優先順位を見ながら詳細を確認するといった方法がとれるので、採用担当者の負担が軽減されます。

内定辞退を決意したら、できる限り早い段階で連絡をしましょう。

一方、内定承諾書を提出後、自分の都合や諸々の事情で入社を辞退したい場合は、会社の担当者に直接電話で連絡するのがマナーです。

会社側は入社準備をしており、内定辞退により、時間を無駄にしていることを認識してください。

メールで簡単に済ませるのではなく、誠意をもって電話にて謝罪も含め内定辞退の連絡をしましょう。

内定辞退メールの書き方のポイント

内定辞退すること自体が失礼になるので、なるべく不快に思われないように、誠意を持って丁寧に内定辞退を伝えることが大切です。

社会人になってからも、ビジネスシーンではメールのマナーは重要になりますので最低限のルールは把握しておきましょう。

【メールで伝える場合の注意点】

  • 件名は分かりやすく、内容には用件(内定辞退について)のみ
  • メール本文に自分の名前、連絡先を明記
  • 半角文字、記号などは使用しない
  • 相手が開封しない可能性がある

メールを書き終えたらすぐ送信することはせずに何度か読み返して間違いがないかメールの内容を確かめましょう。

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内定辞退メールの例文

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきます。

件名 内定辞退のご連絡

☞ 件名は、短い内容で分かるものにします。

○○株式会社

人事部○○課採用担当

○○様

○○大学○○学部○○学科

○○ ○○です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

☞ 内定をもらったことへの感謝を始めに述べます。

とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが内定につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

☞ 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、「内定を辞退したい」旨、結論を述べます。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内定を辞退させていだきたく存じます。

☞ 内定を辞退する理由を簡潔に述べます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

☞ 内定辞退により、先方に迷惑をかけたことに対して、丁寧にお詫びをします。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

☞ 先方への内定辞退の連絡がメールになったことに対して、丁寧にお詫びをします。

就職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、内定までいただけた事、心より感謝しております。

☞ 就職活動を通してお世話になったことへのお礼の言葉を伝えます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

☞ メールの締めくくりとして先方(会社)の発展をお祈りするのが、メールのマナーです。

内定辞退の仕方が分からない人や悩んでいるという人へ

「内定辞退はきちんとできているのだろうか」「この場合はどう対応したらよいのか」など、就活で悩んでいる人はいませんか。

最近ではニュースで内定辞退に関して損害賠償といったことも取り上げられることもあり、不安を抱えている人も多いようです。

基本的には内定を辞退するだけで損害賠償を求められることはありませんが、会社によっては内定通知書等の書類の返却や自署による内定辞退届の提出を求められることがあります。

就活エージェントなどの就活支援サービスの利用で内定辞退について不安なことはもちろんのこと、今後の就活についてもアドバイスを受けることができます。

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