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内々定辞退のポイント|お互いに良い関係を築ける辞退のしかたとは?

投稿日:2019年8月15日 更新日:

複数の会社から内々定をもらった状況で、他の会社への入社を決めた場合などに内々定を辞退することがあります。

内々定辞退をする際、基本的には電話連絡をするものです。

複数の内々定をもらえるのは嬉しいことですが、やはり断るのは気が引けますし、面接をしてくれた担当者のことを思うと話すのは気が引けます。

どうやって話せばいいのか、頭を悩ませてしまうこともあるでしょう。

お世話になった会社に対して最後まで礼を尽くし、将来にわたってお互いに気持ちの良い関係を築けるような辞退のしかたを知っておきましょう。

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内々定とは

内々定とは企業側からの採用予定通知ではありますが、労働契約が締結されていない状態で、新卒の就職活動時の経団連の倫理憲章で定められた正式な内定日前の状態です。

内々定と内定はほとんど同じ意味を指しますが、一般的に就職活動で「内々定」が用いられる場合、「採用予定通知」と捉えることできます。

内々定の段階なら辞退できる

内定は正式な労働契約で双方の合意により契約が成立します。

入社日前に企業の社員の一員として認められることになります。

一方、内々定は企業側からの採用予定通知であって、正式な労働契約を締結するものではありません。

「内定」と「内々定」の大きな違いは、労働契約が成立しているかどうかにあります。

労働契約が成立していなければ法的拘束力は生じないので、原則として「内々定」であれば、企業も学生も自由に取り消しができます。

ただし、正当な理由のない一方的な取り消しは企業のイメージを損なうため、企業側も簡単に取り消すことはありません。

内々定辞退の連絡は誠実さを示すなら電話がオススメ

内々定辞退の連絡はメールか電話かで悩んでしまうことも多いでしょう。

内々定辞退の旨がはっきり伝わることや採用担当者の仕事を中断させないことを考慮するとメールがベストといえそうです。

しかし、誠実さが伝わるのはメールよりも電話です。

これまでに企業担当者と電話でやり取りした場合、内々定を辞退する際には、まず電話で連絡するようにしましょう。

電話を掛けるときのマナー

内々定辞退の電話をかける時間帯がどの時間帯がよいのか、結構気を使います。

一般的には始業して間もない時間、昼食時間帯、終業時間間際に電話をするのは避けましょう。

それぞれの会社の就業時間にもよりますが、たとえば9:00~18:00が勤務時間の場合、12時~14時を除いた、10時~12時、14時~17時を目安に連絡するとよいでしょう。

一度電話して担当者が不在などで電話に出られない場合、担当者の戻りの時間をあらかじめ聞いておくとよいでしょう。

会社側から「折り返しますか」と聞かれることもありますが、内々定辞退の連絡という性質を考えると手間を掛けさせることはできないので、ここは丁重にお断りして、自分から再度連絡する旨を伝えるようにしましょう。

内々定辞退の電話連絡(例文)

内々定辞退理由や内々定先や内定先の企業は聞かれない限り、言う必要はありません。

内々定辞退理由を聞かれた際は、企業側も今後の採用活動に活かしたいと考えているので、できるだけ相手の気分を悪くしないようにきちんと答えるようにしましょう。

【内々定辞退電話連絡の例】

私、○○大学の△△学部の□□と申します。

人事部の××様(担当者名)はいらっしゃいますでしょうか。

☞ 名前を名乗り、担当を呼び出します。

私、○○大学△△学部の□□と申します。

××様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

☞ 相手が電話に対応できるか確認します。

このたびは採用予定通知(内々定通知)をいただきありがとうございます。

実は、たいへん身勝手で申し訳ないのですが、御社の採用予定候補(内々定)を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

☞ 前置きなしで率直に用件を述べます。

自身の適性や将来のことなどを検討しましたところ、最後まで悩みましたが、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。

☞ 内々定辞退の理由を質問されたら正直に答えます。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。

申し訳ありません。

☞ 電話連絡になったことへのお詫びをします。

貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。

それでは失礼いたします。

☞ 最後にあらためてお詫びをします。

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内々定辞退を伝えるポイントとは?

内々定辞退の理由は、会社側から尋ねられない限り自分から進んで話す必要はありませんが、電話で内々辞退の連絡をすると、中にはどうして内々定を辞退したいのか気になるという会社もあります。

内々定辞退の理由を尋ねられた際は、正直に伝えることが重要です。

ただし、正直に伝えるといっても、ネガティブな理由はNGです。

「待遇が良い企業から内々定(内定)をもらった」「良い評判を聞かないので」などと伝えると、相手を不快な気分になります。

角の立つような表現を避けて、誠実な態度で伝えることがポイントになります。

内々定辞退メールの書き方のポイント

内々定を辞退すること自体が失礼になるので、なるべく不快に思われないように、誠意を持って丁寧に内定辞退を伝えることが大切です。

上記のように電話連絡ではなく、メール連絡で内々定の辞退をする場合、社会人になってからも、ビジネスシーンではメールのマナーは重要になりますので最低限のルールは把握しておきましょう。

【メールで伝える場合の注意点】

  • 件名は分かりやすく、内容には用件(内々定辞退について)のみ
  • メール本文に自分の名前、連絡先を明記
  • 半角文字、記号などは使用しない
  • 相手が開封しない可能性がある

メールを書き終えたらすぐ送信することはせずに何度か読み返して間違いがないかメールの内容を確かめましょう。

内々定辞退メールの例文

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきます。

件名 内々定辞退のご連絡

☞ 件名は、短い内容で分かるものにします。

○○株式会社
人事部○○課採用担当
○○様
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○です。

この度は採用予定通知(内々定)をいただき、誠にありがとうございました。

☞ 内々定をもらったことへの感謝を始めに述べます。

とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが採用予定候補(内々定)につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

☞ 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、「内々定を辞退したい」旨、結論を述べます。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内々定を辞退させていだきたく存じます。

☞ 内々定を辞退する理由を簡潔に述べます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

☞ 内々定辞退により、先方に迷惑をかけたことに対して、丁寧にお詫びをします。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

☞ 先方への内々定辞退の連絡がメールになったことに対して、丁寧にお詫びをします。

就職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、内々定までいただけた事、心より感謝しております。

☞ 就職活動を通してお世話になったことへのお礼の言葉を伝えます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

☞ メールの締めくくりとして先方(会社)の発展をお祈りするのが、メールのマナーです。

内々定辞退の方法や内々定辞退を避ける方法とは?

就職活動においては、複数の会社を応募するのは当然のことです。

本命ではない会社の内々定をもらったとき、「内々定辞退はきちんとできているのだろうか」「この場合はどう対応したらよいのか」など、就活で悩んでいる人はいませんか。

会社側としても、再び人材の確保を行うため、極力内々定辞退は避けたいものです。

内々定辞退の背景には、仕事探しの時点でミスマッチが起きているのも原因の一つかもしれません。

内々定辞退の方法や内々定辞退は避ける方法を知りたい人は、就活エージェントなどの就活支援サービスを活用するのも有効な手段です。

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内々定定辞退に繋がるミスマッチを未然に防ぐ取り組みを行っています。

仮に適性に合わず、内々定辞退となった場合、就活エージェントが辞退連絡を行うのもポイントになります。

さまざまな事情により内々定を辞退した人、納得できる就職先が決まっていない人は、就活エージェントに相談してみるのも良いかもしれません。

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