就職・転職

転職での内定辞退のポイント|失礼のない無難な断り方のコツとは? 

投稿日:2019年8月18日 更新日:

転職活動で複数の会社をまとめて受けてみるのはよくあることです。

そのために同時期に内定を数社から頂いてしまったというケースは意外とよくあります。

複数の内定をもらったとしても転職先として選べるのは1社です。

転職先以外の内定をもらった企業には、辞退したい旨を伝える必要があります。

内定をくれた企業に迷惑を掛けないためにはどのように内定辞退をすればよいのでしょうか。

正しい内定辞退のマナーを身に着けて、お互いに良い関係を維持しましょう。

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転職活動時の内定は辞退できる

就活と同様に転職活動においても内定辞退は可能ですが、内定を受諾した後に辞退するのはマナー違反です。

もし、第一希望の結果待ちなどで内定受諾を保留したい場合は企業に交渉しましょう。

内定を保留のまま、企業が待ってくれるのは大体1週間。

どんなに長くても2週間前後といわれています。

すべての企業に該当するとはいえませんが、このような傾向があるため、内定を辞退する前に考えてみるのも良いでしょう。

ただし、内定を保留にすることで入社意欲が低いと判断され、内定が取り消しになってしまう可能性があるため注意が必要です。

内定承諾後の辞退はトラブルの可能性もアリ

内定を受諾した場合、必ずしもその企業に入社しなければならないというルールは無いので、受諾後であっても法律的には内定辞退を申し出ることは可能です。

しかしながら、内定辞退はいつでもできると安易に考えないようにしましょう。

損害賠償にまで発展することはめったにありませんが、無用なトラブルに発展する可能性があるので注意してください。

内定受諾後に辞退する意思を固めた場合は、1日でも早く企業に連絡を入れましょう。

速やかな連絡は社会人として最低限度のマナーです。

内定辞退の連絡は誠実さを示すなら電話がオススメ

内定辞退の連絡はメールか電話かで悩んでしまうことも多いでしょう。

内定辞退の旨がはっきり伝わることや採用担当者の仕事を中断させないことを考慮するとメールがベストといえそうです。

しかし、誠実さが伝わるのはメールよりも電話です。

これまでに企業担当者と電話でやり取りした場合、内定を辞退する際には、まず電話で連絡するようにしましょう。

電話を掛けるときのマナー

内定辞退の電話をかける時間帯がどの時間帯がよいのか、結構気を使います。

一般的には始業して間もない時間、昼食時間帯、終業時間間際に電話をするのは避けましょう。

それぞれの会社の就業時間にもよりますが、たとえば9:00~18:00が勤務時間の場合、12時~14時を除いた、10時~12時、14時~17時を目安に連絡するとよいでしょう。

一度電話して担当者が不在などで電話に出られない場合、担当者の戻りの時間をあらかじめ聞いておくとよいでしょう。

会社側から「折り返しますか」と聞かれることもありますが、内定辞退の連絡という性質を考えると手間を掛けさせることはできないので、ここは丁重にお断りして、自分から再度連絡する旨を伝えるようにしましょう。

内定辞退の電話連絡(例文)

内定辞退理由や内定先の企業は聞かれない限り、言う必要はありません。

内定辞退理由を聞かれた際は、企業側も今後の採用活動に活かしたいと考えているので、できるだけ相手の気分を悪くしないようにきちんと答えるようにしましょう。

【内定辞退電話連絡の例】

私、□□と申します。

人事部の××様(担当者名)はいらっしゃいますでしょうか。

☞ 名前を名乗り、担当を呼び出します。

私、□□と申します。

××様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

☞ 相手が電話に対応できるか確認します。

このたびは内定をいただきありがとうございます。

実は、たいへん身勝手で申し訳ないのですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

☞ 前置きなしで率直に用件を述べます。

自身の適性や将来のことなどを検討しましたところ、最後まで悩みましたが、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。

☞ 内定辞退の理由を質問されたら正直に答えます。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。

申し訳ありません。

☞ 電話連絡になったことへのお詫びをします。

貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。

それでは失礼いたします。

☞ 最後にあらためてお詫びをします。

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内定辞退を伝えるポイントとは?

内定辞退の理由は、会社側から尋ねられない限り自分から進んで話す必要はありませんが、電話で内辞退の連絡をすると、中にはどうして内定を辞退したいのか気になるという会社もあります。

内定辞退の理由を尋ねられた際は、正直に伝えることが重要です。

ただし、正直に伝えるといっても、ネガティブな理由はNGです。

「待遇が良い企業から内定をもらった」「良い評判を聞かないので」などと伝えると、相手を不快な気分になります。

角の立つような表現を避けて、誠実な態度で伝えることがポイントになります。

内定辞退メールの書き方のポイント

内定を辞退すること自体が失礼になるので、なるべく不快に思われないように、誠意を持って丁寧に内定辞退を伝えることが大切です。

上記のように電話連絡ではなく、メール連絡で内定の辞退をする場合、社会人になってからも、ビジネスシーンではメールのマナーは重要になりますので最低限のルールは把握しておきましょう。

【メールで伝える場合の注意点】

  • 件名は分かりやすく、内容には用件(内定辞退について)のみ
  • メール本文に自分の名前、連絡先を明記
  • 半角文字、記号などは使用しない
  • 相手が開封しない可能性がある

メールを書き終えたらすぐ送信することはせずに何度か読み返して間違いがないかメールの内容を確かめましょう。

内定辞退メールの例文

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきます。

件名 内定辞退のご連絡

☞ 件名は、短い内容で分かるものにします。

○○株式会社
人事部○○課採用担当
○○様

○○です。

この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。

☞ 内定をもらったことへの感謝を始めに述べます。

とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが内定につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

☞ 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、「内定を辞退したい」旨、結論を述べます。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内定を辞退させていだきたく存じます。

☞ 内定を辞退する理由を簡潔に述べます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

☞ 内定辞退により、先方に迷惑をかけたことに対して、丁寧にお詫びをします。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

☞ 先方への内定辞退の連絡がメールになったことに対して、丁寧にお詫びをします。

転職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、内定までいただけた事、心より感謝しております。

☞ 就職活動を通してお世話になったことへのお礼の言葉を伝えます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

☞ メールの締めくくりとして先方(会社)の発展をお祈りするのが、メールのマナーです。

内定を辞退するときは、迅速かつ丁寧に気持ちを伝えることが大切です。

内定をくれた企業に迷惑をかけないためにも、マナーを守って連絡をしましょう。

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