就職・転職

内定辞退メールの書き方|誠意が伝わるお詫びの仕方とは?【例文付き】

投稿日:2017年9月23日 更新日:

就職活動や転職活動を行う際、入社したい企業に必ず採用される保証がないため、一般的には複数の会社に応募します。

しかし、本命の会社と押さえておく会社の面接を両方受け、どちらも内定をいただいた場合、どちらか一方は内定を辞退しなければなりません。

内定を辞退する場合、どのような方法で伝えればいいのでしょうか。

メールや電話など明確な決まりはありませんが、マナーや注意点などをきちんと知っておくことが必要です。

内定辞退は先方にすぐ伝える

内定辞退は辞退すると決めた時点ですぐに連絡します。

どうやって連絡するかも悩むし、相手の企業にどう思われるか不安にもなるので、なるべく先延ばしにしたくなる気持ちは分かりますが、辞退される側の企業にとっては内定辞退により欠員が出て、追加採用しなければならない場合もあります。

企業に迷惑を掛けないためにも内定辞退の連絡はすぐにしましょう。

内定辞退の連絡は基本的には電話がベスト

内定辞退の連絡はメールでも構いませんが、本来、内定辞退の連絡は電話でするのが一般的です。

直接相手と話すことで誠意が伝わります。

先方も内定辞退をする学生がいることは覚悟してます。

要するに、「内定辞退をする&申し訳ない」という意思が伝わればよいので、連絡の形式に固執する必要はありません。

なお、メールの場合、社内メールと紛れ込んで担当者が開封していなかったり、何らかのトラブルで不着という可能性もゼロではありません。

その点、電話は直接相手の声が聞けるので、臨機応変に対応することが出来るという利点があることを認識しておいてください。一方で、「入社承諾書を出した後に辞退をする」など、先方への迷惑がかかる度合いが大きい場合は、メールでは失礼に当たります。

電話連絡で直接謝罪した後に、お詫びの手紙を出しましょう。

やむを得ずメールで連絡するとき

やむを得ずメールでしか連絡できない場合、ビジネスでのメールのやりとりにはマナーがあることを念頭において、最低限のルールは把握しておきましょう。

【メールで伝える場合の注意点】

・件名は分かりやすく、内容には用件(内定辞退について)のみ

・メール本文に自分の名前、連絡先を明記

・半角文字、記号などは使用しない

・相手が開封しない可能性がある

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきます。

誠意が伝わる内定辞退メールの書き方

「そもそも、何を書けばいいのかわからない!」と悩む就活生は多いはず。

そこで、誠意が伝わる内定辞退のお詫びメールの例文を用意しました。

このメールを参考に、正しい内定辞退のメールを書きましょう。

【内定辞退メールの例文】

件名 内定辞退のご連絡

☞ 件名は、短い内容で分かるものにします。

○○株式会社

人事部○○課採用担当

○○様

○○大学○○学部○○学科

○○ ○○です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

☞ 内定をもらったことへの感謝を始めに述べます。

とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが内定につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

☞ 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、「内定を辞退したい」旨、結論を述べます。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内定を辞退させていだきたく存じます。

☞ 内定を辞退する理由を簡潔に述べます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

☞ 内定辞退により、先方に迷惑をかけたことに対して、丁寧にお詫びをします。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

☞ 先方への内定辞退の連絡がメールになったことに対して、丁寧にお詫びをします。

就職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、内定までいただけた事、心より感謝しております。

☞ 就職活動を通してお世話になったことへのお礼の言葉を伝えます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

☞ メールの締めくくりとして先方(会社)の発展をお祈りするのが、メールのマナーです。

内定辞退メールのポイント

1.内定辞退したい旨を始めに述べる

ビジネスメールは、わかりやすさが一番重要です。

伝えにくいことなので前置きが長くなりがちですが、まず簡潔に「内定を辞退したい」という結論から文章をはじめます。

2.内定辞退理由は簡潔で良い

辞退理由を細かく述べる必要はありません。

「自身の希望職種をあらためて鑑みた結果」、「自身の適性をあらためて鑑みた結果」、「自分のやりたいことをあらためて鑑みた結果」など、簡潔に理由を述べれば問題ありません。

3.丁寧にお詫びをする

せっかくいただいた内定を辞退するわけですから、丁寧にお詫びをしなければなりません。

また、メールでの連絡に対するお詫びも必要になります。

4.今までの感謝を伝える

お詫びだけでなく、お世話になったことへの感謝を伝えましょう。

この例文を真似てもよいですが、自分の言葉で感謝の想いを書くと気持ちが伝わります。

5.文末で相手の会社の発展をお祈りする

あらたまった手紙では、文章の最後に相手の会社の発展を願う文章を入れるのが一般的です。

内定辞退に不安や悩みがあるときは?

きちんと内定辞退できているのだろうかなど、悩んでいる人はいませんか。

最近ではニュースで損害賠償といったことも取り上げられることもあり、不安を抱えている人も多いようです。

基本的には内定を辞退するだけで損害賠償を求められることはありませんが、会社によっては内定通知書等の書類の返却や自署による内定辞退届の提出を求められることがあります。

内定辞退についての不安はもちろんのこと、今後の就活についても相談したいことがあれば就活エージェントに相談するとよいでしょう。

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