内定者懇親会関連のメール返信｜押さえるべきポイントとは？【例文あり】

内定をもらうと内定者懇親会のお知らせが来ますが、この内定者懇親会は具体的にどのような趣旨の会合なのか。

また、内定者懇親会への案内がメールで来る場合もありますが、どのように返信をするのがよいのか紹介します。

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内定者懇親会とは何か

内定者懇親会とは内定者のための懇親会をいいます。

入社前に会社の役員・社員と内定者の親睦を図ったり、内定者同士の仲を深めたりすることを目的としています。

企業は何故、内定者懇親会を開くのでしょうか。

社員達と親睦を図ったり、内定者同士の仲を深めることはもちろんですが、一番の目的は内定者の内定辞退を防ぐためです。

懇親会を開き、会社と内定者の結びつきを強くします。

初めて社員達や同期と顔を合わせることになるので第一印象に気を配り、社会人としてのマナーを守って参加しましょう。

内定者懇親会案内メールへの返信等のマナー

１．内定者懇親会の案内が来たらすぐに返信する

会社から案内メールをもらったら、出席でも欠席でもできるだけ早く返信をするのがビジネスマナーです。

24時間以内に出席か欠席かの返信をするよう心がけなければなりません。

内定懇親会のお誘いのメールに関してはいくら親睦目的ではあっても礼節を重んじなければなりません。

内定者懇親会は、おそらく就職するであろう企業における「最初のビジネスシーン」となります。

悪い印象を与えないためにも、マナーをしっかりと守りましょう。

２．内定者懇親会は出来るだけ参加すること

内定者懇親会は参加必須ではないものもありますが、出来るだけ参加するよう心掛けるべきです。

内定者懇親会は、内定者同士が仲良くなれる貴重な機会です。

入社式前、自分の同僚や先輩となる方々と顔を合わせるとても貴重な場になってくれます。

仮に参加出来ないとなると、入社する際に自分以外はすでに人間関係が出来ていて自分だけ孤立している状況になってしまうかもしれません。

３．内定者懇親会欠席の場合でも必ず連絡すること

参加することが望ましいのですが、欠席しても問題はありません。

内定者懇親会は、内定式のような正式な就活ステップとは違い、あくまでも「内定者同士が懇親を深めるためのもの」です。

内定者懇親会を欠席しても、内定取消にはなりません。

内定取消は法的に「雇用契約」扱いとなり、雇用契約の解除には『重大な事由』が必要になります。

たとえば、内定取り消しには、履歴書等の虚偽事項記載や、刑事事件に該当するような重大なトラブルを起こすなど、社会人でいえば「解雇相当」の事由が求められます。

このため、欠席しても問題はありませんが、どうしても欠席しなければならない場合は、欠席の連絡をします。

企業によっては、内定者懇親会を無断で欠席すれば、「内定辞退」と受け取られることもあるので注意しましょう。

内定者懇親会の案内メールに返信する際のポイント

内定者懇親会の案内メールへ返信をする際に、押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。

内定者懇親会がおこなわれる場合、多くの場合は企業側から「内定者懇親会のご案内」というメールが届きます。

その際は、メールで返信するのが基本です。

１．内容がわかる件名にする

メールを送る際に気を付けたいのが、「件名」です。

社会人の多くは、毎日多くのメールを受け取っています。

そのため、一目で内容がわかるような件名にすると、親切だといえます。

２．シンプルな文面を意識する

メール返信をする際は、シンプルな文面を意識して作成します。

内定懇親会に参加する場合は意気込みを、不参加の場合は理由を伝えたいと考えますが、多くのメールを受け取る企業側の担当者が知りたいのは「参加か不参加か」であって、意気込みや理由まで深く読む時間はありません。

だらだらと意気込みや理由が書かれたメールは読む時間が無駄になります。

しかし、逆にシンプルすぎるメールを送っても、「きちんと作成していない」と思われかねないので、注意が必要です。

返信内容としては、「案内メールのお礼」、「参加するかどうか」、「一言」があれば、問題ありません。

３．最後には必ず署名をつける

返信メールを送信する前には、署名がちゃんとついているかどうかを確認してください。

返信に限らず、企業とやり取りする際のメールでは、署名をつけるのが一般的なマナーです。

署名がなければ、誰からきたメールなのか分かりにくいうえに、企業側が返信をする際に連絡先を探さなければならないため、手間をかけてしまいます。

署名を書いておけば、そのままメールを作成したり、電話をかけることができるため、時間の節約になります。

署名に書くべき内容は、「大学名（学部・学科）・学年・氏名・メールアドレス・郵便番号・住所・携帯電話の電話番号」が必要です。

携帯電話を小まめに確認しないという人は、自宅の電話番号も載せておくと、連絡が取りやすくなります。

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内定者懇親会の案内に対する返信メールの例文

上記のポイントを踏まえて返信メールを作成すれば、企業側から悪い印象を持たれる心配はないでしょう。

１．内定者懇親会に出席する場合の返信メール【例文】

企業側の担当者は同様の多くのメールを読むことになりますので、メールの文面はできるだけ簡潔にしてください。

短い文章で内容がしっかり伝われば充分です。

２．内定者懇親会を欠席する場合の返信メール【例文】

出席の場合と違い、件名に「欠席」とは書きにくいので、「欠席」の文言を書かず、「内定者懇親会について」とだけ表記しても問題ありません。

返信をする際のポイントは、欠席の理由を簡潔に説明することとメールの最後でお詫びを繰り返すことです。

内定者懇親会後のお礼のメールはすぐに出す

内定者懇親会が終わったら、お礼のメールをすぐに送ります。

スピーディーな対応がビジネスシーンで良い結果を生み出します。

内定者懇親会のお礼のメール【例文】

内定者懇親会のお礼メールは、用件を明確にした件名、内定者懇親会のお礼と感謝を述べること、締めの言葉と署名を忘れないことです。

また、簡単に具体的なエピソードを交えた感想を書くと、相手がたの印象に残りやすいといえます。

長さとしても、あまり長いのは逆に失礼になることがありますので、このくらいの文量で十分です。