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就活メールは件名にこだわる!|名前を入れてライバルとの差別化を図る

投稿日:2017年10月18日 更新日:

就活メールにもマナーがあります。応募するとき、問い合わせをするときなど、就職活動の中で応募先企業とメールのやりとりをする機会は多いものです。きちんとビジネスマナーに沿ったメールを書かないと、応募先企業にマイナスの印象を与えてしまいます。

メールを送る状況ですぐに実践できて効果のあるポイントをご紹介します。

メールタイトル(件名)は簡潔にする

採用担当者は一日に数十通ものメールを受信している中で、メールの確認漏れがないように「件名」と「差出人」をぱっと見ただけで、「すぐに対応する」、「後で対応する(マーキングする)」、「とりあえず後回し」に分類をしています。

そのようなシビアな状況においては、よくわからない件名や、知らない差出人のメールが「とりあえず後回し」にカテゴライズされるのは必然といえます。メールの件名は短く、シンプルにまとめるのがベストです。具体的な文例もあわせて紹介します。

1.初めてメールを送る場合

ひと目見ただけでメールの内容がわかる件名が望ましいです。そして、自分の名前を含めることを忘れずにします。「お世話になります」「よろしくお願いします」などのあいさつを添える人がいますが、これは件名が長くなるので不要です。

2.応募先企業のメールに返信する場合

送られてきたメールの件名をそのまま残し、自分の名前を添えましょう。やりとりを繰り返すと件名の頭に「RE」の文字が増えていくので、「RE」の文字は2つ以上にならないよう消すようにします。

(1)応募する場合は応募職種と名前を明記する

応募職種と自分の名前を明記します。

【書き方の例】研究職への応募の件にて/○○○○(名前)

(2)質問する場合は内容を簡潔にする

件名だけでどのような質問なのかがわかるように簡潔にまとめます。

【書き方の例】求人広告に関する質問です/○○○○(名前)

(3)企業からのオファー・内定通知へ返信する場合は、元の件名に「RE」を付け、名前を添える

件名を変えてしまうと混乱を招く恐れがありますので、件名はそのまま残し、自分の名前を添えて返信します。

【書き方の例】RE:○○○○○○○○/○○○○(名前)

文章の書き出しに注意する

メールの本文では書き出しに注意が必要です。ビジネスメールでは、まず「誰に宛てたメールなのか」を書くのが一般的なルールです。(株)○○というように略してはいけません。名刺を頂いている場合は名刺を参考にして、誤字脱字がないように書きます。

宛名を書いた後は、自分が何者であるのかを必ず大学名とフルネームのセットで名乗りましょう。

【例】株式会社○○○○ ○○部 ○○○○様

○○大学 ○○学部の○○○○と申します。

読みやすさにこだわる

採用担当者は多忙なため、メールを読みやすくする配慮が欠かせません。相手に伝わる文章を書くことが最も効果的ですが、そういった文章を書くためには高度なライティングスキルが必要になります。

ここでは、高度なライティングスキルがなくても手軽に実践できて、それなりの効果がある方法をご紹介します。それは「適切な改行を入れる」という方法です。いくつか例を見ていきましょう。

【良い例】○○大学 ○○学部の○○○○と申します。

先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは○○さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」という私の質問に対して…

【悪い例】○○大学 ○○学部の○○○○と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、○○さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の質問に対して…

悪い例では、改行を入れていないので文字が詰まって読みづらくなっています。スマートフォンなどの画面が小さいデバイスで読むと、画面全体が文字で埋め尽くされることもあるので、余計に見苦しくなりますので注意しましょう。

メール本文の最後は署名を忘れない

メール本文の最後には署名を書きましょう。署名は基本的なメールのマナーであると同時に、自分にとっても大きなメリットがあります。名刺代わりになります。署名があることで、緊急時に電話で連絡を入れることができるようになったりします。

また、いつもやり取りをしているメールアドレスで連絡が取れない場合も、携帯で使っているメールアドレスに連絡を入れることができます。

【例】――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

文章や構成以外で注意すべき点

今までは文章や構成で意識する点を述べてきましたが、それ以外にも注意するべき点はあります。

1.メール返信は履歴を残すようにする

企業からのメールを返す際、新規メールから返事をした方がいいのか、今までの履歴は消した方がいいのか、それとも残した方がいいのか迷ってしまう就活生もいるのではないかと思います。就活中に企業から送られてくるメールには全て返信で対応しましょう。履歴も消す必要はありません。

2.敬語の間違いのないように

学生からすると、使い慣れていないので、ある種仕方がないのかもしれませんが、企業側は気にしています。自分に敬語を使ってしまっている、尊敬語と謙譲語の違いが付いていない、など調べればすぐにわかることで失敗してしまうことは非常に勿体無いことです。

また、必要以上に丁寧になる必要もありません。マナーはもちろん大切ですが、まだ就活中の学生です。最低限の敬語に誤りがなければ、過度に丁寧になりすぎる必要はありません。不安なところがあったらその都度調べるようにしましょう。

3.句読点、改行は適切に行う

句読点、改行のどちらも全く使用されていないととても読みにくいのですが、使いすぎてしまうと同様に読みにくくなります。適切な句読点や開業の使い方は今後エントリーシートを書く際などにも必要になりますので、例文を参考に身に付けていきましょう。

4.誤字・脱字に注意する

よい内容の文章でも誤字・脱字があった場合、印象は大きく変わります。見直しをすれば防げることなので、ケアレスミスで台無しにならないよう、入念に行いましょう。

5.メールアドレスは学校のドメインを使うとよい

普段使っているメールアドレスの場合、企業からのメールに気がつかない、誤送信などのリスクが発生します。サブアドレスを作ることも可能ですが、学校のドメインのメールアドレスが一番無難ではないかと思います。

6.「顔文字」「!」「?」は使わない

採用担当者と親密になったとしても、採用担当者と就活生という距離感は守るようにしましょう。また、ベンチャー企業だと選考途中で連絡のやり取りをメールからSMSやFacebook Messengerに変更することがありますが、連絡手段が変わったからといって、求められるマナーが変わるわけではないので注意が必要です。

7.忙しい中時間を取ってもらったことに感謝の気持ちを伝える

採用担当者は、何人もの就活生と連絡を取り合っています。面接時はもちろん、メールのやりとりに対しても「お忙しい中ありがとうございます」という一文があるだけで感謝の気持ちと心遣いを伝えることができます。

就活の悩みを相談したいときは

就活時にはわからないことが多くて大変と悩んでいませんか。ひとりで就活を続ける自信がないという人はプロの手を借りてみるのがオススメです。

就活エージェントでは書類作成のアドバイスや面接対策など、就活時につまづきやすいポイントをしっかりサポートします。就活アドバイザーが丁寧なカウンセリングを行っているので不安を解消することができます。

「ビジネスマナーは大丈夫か」「どうして面接に通らないのかわからない」など、そのような悩みを抱えている人は就活エージェントに相談するとよいでしょう。

就活支援サービス利用のススメ!

学生生活において大きなターニングポイントが「就活」です。就活を始めるにあたって、リクナビやマイナビなどの大手就職情報サイトに登録して、情報収集を行うと思います。

ただ、企業側からすると多種多様な大学や学部の人達が皆使用するため、企業がターゲット層とする学生にアクセスするには効率が悪すぎます。

また、学生にとっても、誰向けの情報なのか分かりにくく取捨選択が困難なものとなっており、志望業界が決まっている人にとって、大手就活情報サイトは必要ない情報が多過ぎるといえます。

最近では企業側も採用コスパを重視して、採用手段が多様化しており、就活サイトも従来型の総合就活サイトから派生して、成長性のある中堅・中小・ベンチャー企業に特化した就活サイトやキャリアドバイザーがサポートしてくれるエージェント型、企業からのオファーを待つオファー型など、様々な特化型サイトが増えています。

大手就活サイトを利用するだけにとどまらす、専門分野に特化した就活サイトの利用もオススメします。登録は無料で全てのサービスを無料で利用できます。また、サービスを利用して内定を獲得した場合にも料金は発生しません。

○就活ノート

就活ノートは、就活生がつくるリアルな就活情報サイトです。就職活動を経験した大学生が主体となり、就活生の企業に対する口コミ、リアルな選考情報や実際に選考を通過した履歴書・エントリーシートを見ることができ、書き方など役立つ情報も発信しています。

また、面接とグループディスカッションの攻略方法も事細かく書いてあります。緊張を抑える方法から様々なパターンや業界別によっての攻略方法があって、なかなか自分だけでは知りえない情報が多くあります。

さらに、SPIから玉手箱まで多種多様なWebテストの問題集が公開されており、就活のプロの方々がプロならではの目線で就活生にアドバイスする記事もあります。就活は情報戦という面が非常に大きく、無料で登録できるので登録しておいた方が良いでしょう。

☞ 公式サイト:【就活ノート 】のページへ進む

○digmee(ディグミー)

digmeeは、エントリーシートから面接対策、採用選考までを効率化してくれる新卒学生のための就活サイトです。LINEやWebサイトを通して、常に新卒の学生に新しい就活スタイルや最新情報を提供しています。

1度登録をすれば、LINEとWebのどちらのサービスも利用することが可能になっています。LINEではインターンや選考会などのイベント情報がみることができ、また、選考会への申し込みができます。さらに複数社にまとめて一括エントリーが可能です。

一方、digmeeサイト上ではLINEでできることに加え、企業情報をさらに詳しく調べることができ、就活に役立つ記事やコンテンツを見ることができます。

面談後には選考結果のフィードバックをもらえる日本初の「フィードバックシステム」を取り入れており、前の選考でどこが良かったのか、悪かったのかを整理することができるのは大きなメリットになります。

採用選考は一度終わったらそこで終了ではありません。過去の経験を活かして次の選考にのぞむことが可能となります。

  • 行きたい選考会・イベントを見つけ応募するまでに手間がかかる
  • 選考を1社ずつエントリーして受けるのが大変
  • 面接やグループディスカッションうまくできるか不安

Digmeeはこのような悩みを解決します。

☞ 公式サイト:【digmee】 のページへ進む

○キミスカ

マイナビやリクナビを使った就職活動は、自分で求人に応募する必要がありますが、キミスカは自分で応募する必要はなく、企業からオファーをもらうことができるのです。いわば、逆求人型(オファー型)の就職活動サイトといえます。

逆求人型の就職活動サイトでは、就活生が自分のプロフィールを登録します。企業の人事採用担当者がそれを確認して、気になった就活生にスカウトのメッセージを送ることでコミュニケーションが始まります。

過去に参加したインターンや採用選考の経過を登録することで企業にアピールすることができ、就活の経験を無駄にしません。

また、各業界・職種に精通したコンサルタントが多数在籍しており、経験豊富なプロの就職コンサルタントから、個別に面接対策、履歴書添削、ES添削、就職相談など、応募者の就職活動をトータルにサポートを受けることができます。

まずは、キミスカに登録をして、どんな会社からスカウトが届くのか様子をみて、興味が出てきたら、本格的に利用しはじめるとよいでしょう。

☞ 公式サイト:【キミスカ 】のページへ進む

この他にも大手の就活サイトにはない特色を持った就活サイトがあります。

興味のある人はこちらをご覧ください。

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