就職・転職

就活メールは件名にこだわる!|名前を入れてライバルとの差別化を図る

投稿日:2017年10月18日 更新日:

就活メールにもマナーがあります。

応募するとき、問い合わせをするときなど、就職活動の中で応募先企業とメールのやりとりをする機会は多いものです。

きちんとビジネスマナーに沿ったメールを書かないと、応募先企業にマイナスの印象を与えてしまいます。

メールを送る状況ですぐに実践できて効果のあるポイントをご紹介します。

メールタイトル(件名)は簡潔にする

採用担当者は一日に数十通ものメールを受信している中で、メールの確認漏れがないように「件名」と「差出人」をぱっと見ただけで、「すぐに対応する」、「後で対応する(マーキングする)」、「とりあえず後回し」に分類をしています。

そのようなシビアな状況においては、よくわからない件名や、知らない差出人のメールが「とりあえず後回し」にカテゴライズされるのは必然といえます。

メールの件名は短く、シンプルにまとめるのがベストです。

具体的な文例もあわせて紹介します。

1.初めてメールを送る場合

ひと目見ただけでメールの内容がわかる件名が望ましいです。

そして、自分の名前を含めることを忘れずにします。

「お世話になります」「よろしくお願いします」などのあいさつを添える人がいますが、これは件名が長くなるので不要です。

2.応募先企業のメールに返信する場合

送られてきたメールの件名をそのまま残し、自分の名前を添えましょう。

やりとりを繰り返すと件名の頭に「RE」の文字が増えていくので、「RE」の文字は2つ以上にならないよう消すようにします。

(1)応募する場合は応募職種と名前を明記する

応募職種と自分の名前を明記します。

【書き方の例】研究職への応募の件にて/○○○○(名前)

(2)質問する場合は内容を簡潔にする

件名だけでどのような質問なのかがわかるように簡潔にまとめます。

【書き方の例】求人広告に関する質問です/○○○○(名前)

(3)企業からのオファー・内定通知へ返信する場合は、元の件名に「RE」を付け、名前を添える

件名を変えてしまうと混乱を招く恐れがありますので、件名はそのまま残し、自分の名前を添えて返信します。

【書き方の例】RE:○○○○○○○○/○○○○(名前)

文章の書き出しに注意する

メールの本文では書き出しに注意が必要です。

ビジネスメールでは、まず「誰に宛てたメールなのか」を書くのが一般的なルールです。

(株)○○というように略してはいけません。名刺を頂いている場合は名刺を参考にして、誤字脱字がないように書きます。

宛名を書いた後は、自分が何者であるのかを必ず大学名とフルネームのセットで名乗りましょう。

【例】株式会社○○○○ ○○部 ○○○○様

○○大学 ○○学部の○○○○と申します。

読みやすさにこだわる

採用担当者は多忙なため、メールを読みやすくする配慮が欠かせません。

相手に伝わる文章を書くことが最も効果的ですが、そういった文章を書くためには高度なライティングスキルが必要になります。

ここでは、高度なライティングスキルがなくても手軽に実践できて、それなりの効果がある方法をご紹介します。

それは「適切な改行を入れる」という方法です。

いくつか例を見ていきましょう。

【良い例】○○大学 ○○学部の○○○○と申します。

先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは○○さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」という私の質問に対して…

【悪い例】○○大学 ○○学部の○○○○と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、○○さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の質問に対して…

悪い例では、改行を入れていないので文字が詰まって読みづらくなっています。

スマートフォンなどの画面が小さいデバイスで読むと、画面全体が文字で埋め尽くされることもあるので、余計に見苦しくなりますので注意しましょう。

メール本文の最後は署名を忘れない

メール本文の最後には署名を書きましょう。

署名は基本的なメールのマナーであると同時に、自分にとっても大きなメリットがあります。

名刺代わりになります。

署名があることで、緊急時に電話で連絡を入れることができるようになったりします。

また、いつもやり取りをしているメールアドレスで連絡が取れない場合も、携帯で使っているメールアドレスに連絡を入れることができます。

【例】――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

文章や構成以外で注意すべき点

今までは文章や構成で意識する点を述べてきましたが、それ以外にも注意するべき点はあります。

1.メール返信は履歴を残すようにする

企業からのメールを返す際、新規メールから返事をした方がいいのか、今までの履歴は消した方がいいのか、それとも残した方がいいのか迷ってしまう就活生もいるのではないかと思います。

就活中に企業から送られてくるメールには全て返信で対応しましょう。

履歴も消す必要はありません。

2.敬語の間違いのないように

学生からすると、使い慣れていないので、ある種仕方がないのかもしれませんが、企業側は気にしています。

自分に敬語を使ってしまっている、尊敬語と謙譲語の違いが付いていない、など調べればすぐにわかることで失敗してしまうことは非常に勿体無いことです。

また、必要以上に丁寧になる必要もありません。

マナーはもちろん大切ですが、まだ就活中の学生です。

最低限の敬語に誤りがなければ、過度に丁寧になりすぎる必要はありません。

不安なところがあったらその都度調べるようにしましょう。

3.句読点、改行は適切に行う

句読点、改行のどちらも全く使用されていないととても読みにくいのですが、使いすぎてしまうと同様に読みにくくなります。

適切な句読点や開業の使い方は今後エントリーシートを書く際などにも必要になりますので、例文を参考に身に付けていきましょう。

4.誤字・脱字に注意する

よい内容の文章でも誤字・脱字があった場合、印象は大きく変わります。

見直しをすれば防げることなので、ケアレスミスで台無しにならないよう、入念に行いましょう。

5.メールアドレスは学校のドメインを使うとよい

普段使っているメールアドレスの場合、企業からのメールに気がつかない、誤送信などのリスクが発生します。

サブアドレスを作ることも可能ですが、学校のドメインのメールアドレスが一番無難ではないかと思います。

6.「顔文字」「!」「?」は使わない

採用担当者と親密になったとしても、採用担当者と就活生という距離感は守るようにしましょう。

また、ベンチャー企業だと選考途中で連絡のやり取りをメールからSMSやFacebook Messengerに変更することがありますが、連絡手段が変わったからといって、求められるマナーが変わるわけではないので注意が必要です。

7.忙しい中時間を取ってもらったことに感謝の気持ちを伝える

採用担当者は、何人もの就活生と連絡を取り合っています。

面接時はもちろん、メールのやりとりに対しても「お忙しい中ありがとうございます」という一文があるだけで感謝の気持ちと心遣いを伝えることができます。

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