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日程調整メールのポイント【例文付】|就活での評価を上げる書き方とは?

投稿日:2017年10月27日 更新日:

就職活動中には、応募先の企業と面接の日程調整をメールでやり取りする機会がありますが、どのように返信すればよいのか、悩んだことはないでしょうか。

面接の日程調整をメールで行う場合に気をつけたいポイントや、好印象を与えるメールの作法などについて確認しましょう。

面接の日程調整はメールが基本

応募した企業から、面接の日程調整に関するメールが送られてきます。

応募先からの「面接の日程通知メール」があったら時間を空けずになるべく早く返信するのがマナーです。

なお、文面に「返信不要」と書かれていた場合は返信する必要はありません。

大手企業の場合、何百人もの応募者の面接スケジュールを組むために会場や待機場所の確保、面接当日の段取りなど細かなスケジュール調整がおこなう必要があります。

その点を踏まえると予定の確定が遅くなればなるほど、先方に迷惑を掛けることになります。

また、採用担当者はメールの言葉づかい、レスポンスの早さ、相手の立場や状況を考えた書き方ができているかなど、社会人として、最低限のマナーがあるかどうかを厳しくチェックしている場合がありますので注意しましょう。

面接日程メールに返信するときのポイント

面接に関するメールも、ビジネスメールのうちの一つです。

ビジネスメールにおけるマナーに応じたメールのやりとりを心がけます。

  • 内容は分かりやすく簡潔に
  • 携帯電話のアドレスおよび、会社用アドレス(在職時の転職活動の際など)は使用しない
  • 顔文字や機種依存文字、半角カタカナは使わない
  • 適切な言葉遣い(敬語)を使う

新卒採用時など、面接メールが初めてのビジネスメールとなる時には、ビジネスメールのマナーを押さえておきましょう。

1.就職活動用メールアドレスを作る

普段使っているアドレスに中に本人の特定し難い(あだ名など)ものがある人は気をつけましょう。

そのようなアドレスで企業にメールを送ることは印象を悪くする恐れがあります。

登録した別サイトからの就活、イベント、セミナー情報やメルマガ配信などで埋もれないようにし、見落とすリスクを避けるために、taro_yamada@〜など自分の氏名を使うなどした就活専用のメールアドレスを取得しておくとよいでしょう。

企業側は送られてきたメールを見ただけで、誰からの返信なのかがすぐにわかります。

ユーザー名に自分の名前を入れておくと、人事担当者への敬意や立場や状況を考慮していることが伝わります。

2.件名は必ず入れる

「面接の日程について」などのように件名を必ず入れます。

件名入力はビジネスメールの基本です。採用担当者だけでなく、会社員の受信トレイには1日に何十通という膨大な量のメールが送られてきます。

「面接」「社内」「取引先企業」など案件毎にフォルダ分けしている人がほとんどで、件名だけである程度内容を把握できるようにしています。

もし、件名がついていない場合、一体何に関してのメールなのか分からない上、後回しにされて気付いてもらえないことがあります。

このようなリスクを避けると共に、企業側の状況を考慮して必ず件名は入れるようにします。

3.宛名は正式名称

株式会社を(株)、有限会社を(有)と略すのは失礼な行為に当たります。

正式名称を入力して送りましょう。

名刺等を受け取っているのであれば、その内容を記載を記載するようにしましょう。

4.署名欄を作成する

ビジネスマナーの基本として、メールの最後に自分のプロフィールをまとめた署名欄を設けます。

大学名、氏名、電話番号、メールアドレスを署名欄に書きます。

大学名は学部・学科までしっかり記入します。学年などは省略可です。

また、上下の枠線はシンプルなものを使用しましょう。

企業の方が見やすく内容をしっかりと確認できるようまとめるようにしましょう。

5.返信は24時間以内に行う

日程調整をスムーズに進めるためにもできるだけ早い返信を心がけます。

基本的に返信は24時間以内に行いましょう。

日程を調整する際に相手から返信が来ないのは企業にとって一番のストレスになります。

6.返信するときの件名はそのまま

企業からのメールに返信をするときは件名をそのままにしましょう。

たくさんの学生とやりとりをしなければいけない企業側的には、わざわざ件名を変えられるとかえって探すことが面倒になることがあります。

「Re:」が付いた状態での返信は失礼だと感じる人もいると思いますが、変更したり新規作成したりせずにそのまま返信します。

もし、どうしても変更したいというときは「面接日程調整のお願い」などのように一目でわかるようなシンプルな件名にしましょう。

7.前の本文は消さずにそのまま返信する

ビジネスメールでは、以前のやり取りも証跡として残しておいたほうが丁寧です。

たとえば、相手が返信する際に、日程に関する返信とすぐに内容を把握できるほか、気配りができる人と好印象を持ってもらえます。

以前のやり取りを見返すことができるようにするためにも、送られてきた本文はそのまま残して返信するようにします。

面接日程メールで注意したい言葉遣い

企業の担当者とメールでやり取りにおいて、間違えやすい言葉遣いをまとめていきます。

1.本文の書き出しは「お世話になっております」

文章の冒頭は、「お世話になっております」とします。

「お世話になっております」は現在形で、すでに取引や付き合いがある場合に使用します。

面識のない相手に対して、面接日程をメールで交渉している場合も、「お世話になっております」というフレーズを使いましょう。

これに対して「お世話になります」は、「(これから)お世話になります」というニュアンスを含む未来形です。

商談が決まった際や、これから取引が始まる際に使用します。

2.承諾の意思を示すときは「かしこまりました」「承知いたしました」

面接日程を承諾する意思を示すときは「かしこまりました」や「承知いたしました」を使いましょう。

「了解しました」と使う人が多くいますが、とてもカジュアルな言い回しのため、目上の人に対して使う言葉としてはふさわしくありません。

受け取る人によっては「日本語の使い方も知らないのか」と思われてしまう可能性がありますので注意しましょう。

3.「させていただく」や「お」「ご」の使い過ぎに注意する

丁寧な文面を意識するあまり、文末のほとんどが「~させていただく」としたり、「お返事」「ご依頼」など、すべての名詞の頭に「お」や「ご」をつけるなどは、読みにくく、くどい印象を与えかねません。読み手の気持ちを考え、読みやすい文章を意識しましょう。

全文を書き終えた後にもう一度読み直し、誤字脱字とともに、これらを重複して使っていないか確認しましょう。

4.本文の表記は統一させる

同じメールの文章内での「表記の統一」を意識します。

ひらがな/漢字、カタカナや数字の全角/半角など、同じ言葉や数字で表記にばらつきがあると、散漫で統一感のない印象を与えます。

たとえば、「いたします/致します」、「いただく/頂く」、「15:00(半角)/15:00(全角)」などがあります。

表記の統一についても、書き終えた後に一通り見直し、バラつきがないかチェックすると良いでしょう。

評価が上がるメールのポイント

受け取り手の気持ちを考えた書き方をすると好印象を与えます。

1.早く返信する

仕事をする上で、メールの返信が早い人はマメでしっかり者が多く、仕事ができると評価される傾向にあります。

採用の現場でも評価方法は同じです。

また、採用担当者はたいていの場合、多くの応募者の面接スケジュールを管理しているため、ひとりでも返信が遅いとなかなか予定を組み立てられません。

しかし、返信が早ければ担当者の負担を減らすことができます。

2.内容はわかりやすく簡潔にする

内容は簡潔に、結論から書くことを意識します。

伝えたい内容は、わかりやすく簡潔に書きましょう。

ライバルに差をつけようと、少しでも自分の良さをアピールしたくて、自己PRを盛り込もうとしがちですが、面接日程のやり取りをするメールでは不要です。

自己アピールは面接時に行いましょう。

盛り込んだりダラダラと書いた内容は、読む人がしんどく感じてしまいます。

25~35文字ごとに改行し、1つのブロックを3〜5行程度で区切って、読みやすさも意識しましょう。

3.採用担当者(読み手)に配慮する

忙しい時間を割いて面接の日程を調整してくれる人に対し、相手の事情や状況を理解した書き方を心がけましょう。

相手の質問には必ず返事をして、手を煩わせないように気を配ることも、社会人として仕事を円滑に進める能力があると見なされ、評価されます。

多数の応募者のスケジュールを同時に管理しています。

読み手がわかりやすいかどうか、自分が逆の立場ならどういう内容だったら読みやすいかを意識することができれば、配慮すべき点がおのずと見えてきます。

メールへの返信は時間帯にも注意するとよい

メールの返信は24時間以内にするとよいのですが、返信にベストな時間帯というのがあり、一般的には13時〜14時、16時〜18時といわれています。

全員がそうだとは限りませんが、ランチあとはメールを確認してから業務に入る人が多くいます。

そのため、メールに気づいてもらいやすくなります。

社会人は打ち合わせ、商談、資料作成、電話応対などで案件を並行してこなしています。

メールへの返信はそれらの業務が一旦落ち着いたあと、一通一通丁寧に確認してから返すこともあります。

他のメールに埋もれて気付いてもらえない場合もあるため、メールを送る時間帯にも気を付けるとよいでしょう。

面接の日程連絡メールの返信の書き方

面接の日程連絡への返信方法には以下の3つのパターンがあります。

  • 企業の指定した面接の日程に参加できる場合
  • 企業の指定した面接の日程に参加できない場合
  • こちらが面接の日程の候補をあげる場合

該当するケースの例文を参考に、メールマナーを押さえたメールを書きましょう。

1.企業の指定した面接の日程に参加できる場合

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 ○○です。

このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
それでは、ご指示いただいた

日時:○月○日(○)16:00〜
場所:○○ビル○階

に貴社に伺わせていただきます。

お忙しい中、貴重なお時間をいただけて、大変嬉しく思っております。
当日はどうぞよろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

2.企業の指定した面接の日程に参加できない場合

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 ○○です。

このたびは、選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました日程ですが、大変申し訳ございません。

あいにく大学の講義と重なっているため、参加するのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ、下記日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

○月○日(○) 11:00~15:00

△月△日(△) 終日

×月×日(×) 15:00以降

□月□日(□) 11:00以降

こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

3.こちらが面接の日程の候補をあげる場合

件名:Re:面接のご案内

○○○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 ○○です。

このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
是非、選考に参加させていただきたく存じます。

面接の日程についてですが、下記の日程でお伺いすることが可能です。
そのほかの日程も、できるかぎり柔軟に対応いたします。

○月○日(○) 終日可能

△月△日(△) 14:30~20:00

×月×日(×) 9:00~12:00

□月□日(□) 11:00以降

こちらの日程で、日程調整していただけると幸いです。
お忙しいところお手数をおかけし申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

日程変更を依頼する場合はまずは電話連絡

上記のようにすでに決定していた面接日時を再調整してほしい、変更したいという場合は、必ず事前に電話連絡を入れましょう。

こちらのスケジューリングミスが原因で確定していた日時を再度調整してもらうわけです。

常識的に考えれば、担当者に電話をかけて直接謝罪するのが礼儀というものです。

企業はあなたとだけ面接をするわけでも、あなたとだけ日程調整のやり取りをしているわけでもありません。

メールだけ送って済ませるのではなく、きちんと謝罪して理由を伝え、もう一度調整してもらえるのかどうか誠意を持って対応しましょう。

大学のゼミと日程が重なった、他の企業の会社説明会の時間と重なったなど、理由はいろいろあると思いますが、事前に電話しておくだけでもマナーを心得ていると好印象になる可能性もあります。

企業から面接日程の返信メールが来ない場合の対処法

1.メールを送っているか再度確認する

送ったメールに対する返信がない時には、不安や焦りなどの気持ちが出てしまいます。

早く返信が欲しい時に、相手にコンタクトを取る前にまずメールが相手に送られているのかを確認します。

メールサーバーの不調などで、送ったはずのメールが未送信フォルダに入っていたということもあります。

または、返信メールが送られていても、何らかの理由で企業側のメール受信で迷惑メールと判断され、迷惑メールフォルダに紛れてしまっている可能性もあります。

2.返信が来なくても1週間程度は待つ

ビジネスにおけるメールでは、相手からの返信がないと取引の進行の妨げとなりますので、「〇日までにご返送ください」などの期限を設けて、催促メールを出すことが多くあります。

面接の日程についてのメールなど、就職や転職におけるメールで相手から返信がない時には、メール文面に「〇日までにご連絡」との記載があればその2日程度、記載がない時には1週間程度は待ってみます。

企業側は、通常業務に加えて採用に関する業務も並行して行っています。

当然、通常業務が忙しければ採用に関する連絡が遅れる可能性もあります。

また、応募者が殺到しているなど、採用に関する他の業務で手いっぱいとなっていることもあります。

なお、1日、2日で返信の催促をするのは、自分勝手な人という印象を与えてしまいますので、企業への応募の場合には避けましょう。

3.1週間程度待ってもメールが来ない場合は電話をする

記載の期日から2日程度、もしくは1週間程度の期間を置いてもメールの返信が来ない時には、メールではなく電話をしてみましょう。

電話をかける時間は、10時〜11時、13時〜15時が理想です。

就業が開始してすぐの時間帯は、メールの確認や電話応対などで忙しくしていることが多く、「後ほど折り返します」となることがあります。

相手の状況を考えて、企業の就業開始時間を調べてから電話をかけましょう。

その際、相手を急かすようなことや返信が遅れていることを責めるようなことはしないよう注意が必要です。

メールのやり取りでビジネスマナーが問われている

応募企業からの面接の日程通知メールでは、レスポンスの早さ、言葉遣い、相手への配慮など、社会人として最低限のマナーがあるかどうかも問われています。

また、日程が合わない場合はこちらから候補日を提示するといった正しい返信方法を身につけておけば、入社後の外部とのやり取りに役立ちます。

ビジネスマナーに関しての不安のある方は就活エージェントの利用をオススメします。

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