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「採用ご担当者様」で封筒の宛名は問題ない?|宛先の正式な書き方とは?

投稿日:2017年11月29日 更新日:

就職活動中、履歴書や職務経歴書を郵送する機会がありますが、その際、担当者の名前が分からないこともあるでしょう。

封筒の宛名書きのルールは理解していますか。

封筒の宛名は一番最初に採用担当者の目に入る部分です。

間違ってしまうと、社会人としての常識を疑われる可能性もあります。

ビジネスマナーとしてルールをしっかり理解しておきましょう。

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宛名に「採用ご担当者様」と書くのはよいか

採用担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」として問題ありません。

念のため、求人情報や企業ホームページの採用ページ内に担当者名が記載されていないか確認しておきましょう。

担当者の名前が分かる場合や確認できた場合は、「部署名(人事部など)+(担当者名)様」とします。

正しい宛名の書き方

1.「御中」「様」の使い方

会社や担当部署など団体に宛てるときは「御中」、担当者など個人に宛てるときは「様」を付けます。

なお、「御中」は「その会社や部署に所属している誰か」に宛てるという意味であるので、「御中」と「様」を混在させてはいけません。

宛名の中には「御中」と「様」のどちらかひとつが1回のみ使用されている状態にしましょう。

なお、個人名が不明な場合は「採用ご担当者様」、部署名が不明な場合は「採用ご担当 △△様」宛てにしておくとよいでしょう。

【良い例】

  • 株式会社○○ 御中
  • 株式会社○○ 人事部 御中
  • 株式会社○○ 人事部 △△様
  • 株式会社○○ 人事部 採用ご担当者様
  • 株式会社○○ 採用ご担当 △△様

【悪い例】

  • 株式会社○○ 御中 人事部 御中 → 「御中」は1回だけ使用する
  • 株式会社○○ 人事部 御中 採用ご担当者様 → 「御中」と「様」を混在させない
  • 株式会社○○ 人事部 御中 △△様 → 「御中」と「様」を混在させない
  • 株式会社○○ 人事部 △△様 御中 → 「御中」と「様」を混在させない
  • 株式会社○○ 御中 採用ご担当 △△様 → 「御中」と「様」を混在させない

2.役職をつける場合

宛先が個人で役職がある場合は、「役職」「名前」「様」の順で書きます。

「田中部長様」というように、「役職」のすぐ後に「様」をつけてはいけません。

【良い例】

株式会社○○ 人事部 部長 △△様

【悪い例】

株式会社○○ 人事部 △△部長様 → 役職に「様」を付けない

3.複数名に宛てる場合

担当者が複数いるときなど、宛先に複数名の名前を書く場合、一人ずつ敬称をつけます。

【良い例】

株式会社○○ 人事部 △△様

           □□様

【悪い例】

株式会社○○ 人事部 △△・□□様 → 一人ずつ敬称を付ける

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その他の封筒の宛名書きのルール

1.封筒のサイズは「角2」が一般的

履歴書郵送の際は、A3用紙を2つ折りまたはA4用紙を折らずに入れることができる角2封筒が一般的です。

茶封筒はビジネスなど日常的に使われていますが、就職活動で履歴書やエントリーシートといった応募書類を送付する場合は正式な書状を送るときに使用する白封筒を選ぶのが無難です。

2.修正テープや修正ペンは使用しない

履歴書などと同じで修正は印象が悪くなるので不可であると心得ておきましょう。

また、二重線による訂正も行わないようにしましょう。

間違えた場合、はじめからは書き直す必要があるため、あらかじめ封筒は多めに用意しておきましょう。

3.住所の記載は漢数字で正式な表記とする

宛先の住所は都道府県から記入し、番地の表記も「○-○-○」ではなく、「○丁目○番○号」とします。

封筒は縦書きですので数字は漢数字を使用します。

通常は一行で書きますが、住所が長い場合は二行になっても構いません。

その場合は切りのいいところで改行し、二行目は一字下げて書き始めます。

4.宛名は封筒の中心に書く

宛名書きで気を付けるポイントは、宛名が封筒の中心に来るように、全体のバランスを取ることです。

宛名は封筒のオモテ面の中心に大きめに書きます。

その右側に宛名より少し小さめの字で住所を書きます。

書類を入れて封をするときは、のりでしっかり留め、「〆」や「封」と書きます。

差出人である自分自身の住所や名前も縦書きで封筒の中央の線をはさんで住所と名前を書くようにしましょう。

その際、大学名・学部名・学科名も忘れないようにしましょう。

表書きの住所より少し小さめの文字で丁目や番、号、部屋番号なども略さずに書き、左端に日付も書き入れます。

ペンは雨などでにじむ可能性のある万年筆やサインペンは避けます。

また、大きな封筒に宛名を書く際は、文字が斜めに曲がりやすいので書きたい位置の横に定規や紙を置いて目安にするなどして、まっすぐ書くように心がけましょう。

5.株式会社や有限会社などは略さずに記載する

会社名は「(株)」「(有)」などと省略せず、「株式会社」「有限会社」などと正式名称で書きます。

なお、「株式会社」が社名の前につくか後につくかにも注意します。

6.「応募書類在中」を書き忘れない

封筒の左下に赤ペンで「応募書類在中」と書きます。

履歴書などを送る機会が多い場合、朱肉でスタンプできるものを利用すると便利ですが、複数社に送付しているイメージを持つ人もいるので注意しましょう。

7.書類はクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書は直接封筒に入れるのではなく、クリアファイルに挟んで封入するとより丁寧な印象になります。

また、クリアファイルに挟んでおけば、配達中に雨で濡れたり、汚れてしまう心配もありません。

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