コミュニケーション

説明下手を克服する方法とは?

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自分の説明したいことがきちんと相手に伝わらない。説明下手をどうにか改善したいけど方法が分からないと悩んだことはありませんか。自分の考えを相手にきちんと伝えることは難しいことです。

説明下手はボキャブラリー不足が原因ではなく小さなスキルの積み重ねで改善できます。相手にわかりやすく伝えるのに必要なことは何か。説明下手は仕事にも影響するのでどうにか克服したいものです。

説明が下手な場合、どのようなデメリットになるか

説明下手であることによるデメリットは以下のことがあります。

  • 説明に時間がかかり迷惑になる
  • 相手に不快感を与える
  • 話の要点がわからず伝わらない
  • 印象が悪く、信用されない

このデメリットに気づくと、一刻も早く原因を知り、克服したくなることでしょう。

説明下手の原因とは?

仕事をしていると、人に説明しなくてはならないときが多くあります。それはプレゼンなどで大多数の人に向けて説明する場合があったり、上司に向けた説明であったりと小さいものも含めれば、その回数は数え切れないほどあります。

説明が下手な人は、そのたびに自分の評価を下げているのです。説明下手に陥ってしまう原因はどのようなものがあるかいくつか紹介します。

1.主語が無い

人の説明する時に、説明が下手な人は主語がないことが多くあります。話し手は、主語を当然知っているので説明無しでも分かりますが、聞き手は主語が分からないので、どのようなことを話しているのか理解できなくなることが多くなります。

主語がない説明を聞かされる人にとっては分かりにくい説明を聞かされることになるので苦痛となるので、聞き手が理解できるように主語をきちんと伝えることを意識しましょう。

2.余計なことを話す

説明下手な人の原因の1つに余計なことを話しているということが挙げられます。説明に必要のない情報を話すと説明に時間が係り、聞き手が不快になることがよくあります。特に、知識のひけらかしは控えましょう。

説明が下手な人の中には自慢する為に関係ない知識を話す人がいます。説明する際は、必要な情報は何かをよく考えて話すようにしましょう。

3.結論を先に話さない

聞き手にとっては、一番の関心事は結論です。結論を知ってからその結論に至るまでの過程を知る流れの方が関心をもって聞いてもらうことができます。また、話の内容の理解も早くなります。できる限り結論を先に話すように心がけるとよいでしょう。

4.主観と客観の区別が無い

説明するときは自分の思っている主観的な内容なのか、それとも一般的に言われているような客観的な内容なのかを明確に区別しなくてはなりません。「私の考えは・・・」や「一般的には・・・」などといった言葉を使って、明確に区別することを意識しましょう。

5.早口である

聞き手は話の内容を知らないため、理解するのに少し時間がかかります。話し手が早口ですと聞き手が理解する前に話が進むため、ほとんどが理解されないことになりかねません。相手の理解度を確認しながら、ゆっくり話すように心がけましょう。

6.自分自身がよく理解していない

物事を説明しようとした時、説明する本人がその物事を理解していなくてはなりません。理解が十分でなければ、相手の理解を助けるような、具体的な例えを交えた説明ができず、相手に理解してもらうことが難しくなります。

まずは説明する内容をよく理解するように心がけましょう。

聞き手が理解しやすい話し方とは?

1.話のスタートとゴールを明確にする

話の最初にスタートとゴール(アジェンダのようなもの)を示すことによって、聞き手が話の内容を理解しやすくなります。話し手にとっても、そのルートに沿っていけば、安心して話をうまくまとめることができます。

2.具体的なたとえ話を用いる

話し手が聞き手に取って馴染みのない専門用語などの言葉を使うときには、聞き手が理解しやすくなるような知っている話をたとえに使うと説明がうまくいきます。難しい話をするときには、たとえ話は非常に有効な手段です。

3.間のとる

滑舌をよくするには、口を大きく開いて、遠くにいる人に向かって、しっかり聞こえるように、ゆっくりしゃべることです。重要なのは相手に伝わっているかを確認しながら話を進めることです。聞き手の理解を助けるためには間の取り方にも注意した方がよいでしょう。

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