仕事と技術

納会の意味とは?|案内メール・会場選び・挨拶・進行のしかたとは?

投稿日:2018年2月9日 更新日:

忘年会と並んでよく見たり聞いたりするのが「納会」です。

社内の「納会」の担当を任された人もいると思います。

納会は忘年会と同じく年末に催されやすい会社内の会ですが、忘年会とは異なります。

納会とは忘年会と同じく年末の時期に催す場合が多く、「締めくくり」という意味ではほとんど同じです。

しかし、なぜ区別する必要があるのでしょうか。

納会と忘年会の違い、納会の会場を選ぶ際の注意点、内容や進め方などをまとめてみました。

この記事を読んで納会で失敗をしないようにしましょう。

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納会とは?

納会は物事が終わった時の締めくくりとして開催するものです。

有名な納会にはプロ野球選手がシーズン終了後に催す会があります。

スポーツチームなら年末に関わりなく、納会はシーズンの終了後です。

納会は「1年間の仕事の苦労をねぎらう」意味合いが強いため、忘年会のような飲み会ではなく、仕事の席として捉える方が適切です。

ちなみに忘年会は1年間の締めくくりに「年忘れ」として催す会のことです。

簡単にいうと「忘年会は年末に限定して行なわれる飲み会」で「納会は年末に限定はされず、何かの節目に行なわれる会」といったところです。

納会の案内メールの書き方

1.件名に概要を入れる

件名を見ただけで納会の通知であることと開催日時が分かるようにします。

締切日や要返信などを入れておくと対応しやすくなります。

2.概要は箇条書きにする

日時、場所、費用などの必要項目は文章で説明せず、箇条書きにして一目瞭然で分かるようにします。

開催場所のお店の地図やお店までのアクセス方法が載っているURLなどを貼りつけるとより親切です。

3.出欠連絡方法の記載

参加者からの出欠連絡がバラバラにならないように連絡方法を記載します。

メールでの返信が一般的ですが、他にも会社で使用しているのスケジューラーなどのツールを利用するのも便利です。

4.出欠連絡の締切

出欠の締切はメール送信日から1週間前後を目安にします。

出欠が揃わず、お店への予約に支障をきたすことがないように注意します。

5.案内メールの例文

件名:【○○/○○締切】納会開催のご案内

社員各位

皆様おつかれさまです。○○部の○○です。

さて、この度は○○○○の納会開催のお知らせでメールいたしました。

つきましては、ご多忙中とは存じますが、是非ともご参加ください。

準備の都合がございますので、ご出欠を○月○日(○)迄に、メールでご返信いただきますようお願いいたします。

————記————

1.日時 ○○月○○日(○) 午後○時~

2.場所 ○○○○

地図 http://www.aaaa.com/aabbcc

電話 ○○○-○○○-○○○○

3.幹事 ○○ 携帯電話 ○○○-○○○○-○○○○

4.会費 ○○○○円

尚、会費は当日集金します。よろしくお願いします。

また、ご不明な点がございましたら、○○部 ○○までご遠慮なくご連絡ください。

以上、お忙しいとは思いますが、皆様のご参加をお待ちしております。

*************************
署名
*************************

納会の会場選び

大きい会社や参加人数が多いと会社を貸し切って行う場合も多いでしょう。

会場を貸し切る場合は会社の近くにするか、近くにお店がない時は駅前が便利です。

駅前だと会場も見つけやすいですし、お酒を飲んでいても帰りやすいです。

アクセスに便利な場所は早い時期に予約が埋まってしまうので余裕をもって行動しておくとよいでしょう。

納会の会場を予約する時に抑えておくべきポイントがもう一つあります。

それは二次会があることを想定しておくことです。

納会を短時間で切り上げた場合、飲み足りないという人がいるはずです。

そのため二次会を想定して、あらかじめ準備しておくとスムーズに対応することができます。

納会の最中に二次会を準備している旨、アナウンスしておくのもよいでしょう。

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納会の料理選びのポイント(社内で行う場合)

仕事納めとして行われる納会は忘年会ではないから十分な量のお酒とか料理はいらないけれど、何もないのは寂しいし、料理は簡単には欲しいけど何を用意すれば良いのだろうと考えてしまうことも少なくありません。

忘年会と違ってたくさんの料理やお酒を用意する必要はありません。

小腹を満たせば十分ですから簡単につまめるピンチョスやみんなで分けることができるピザ、寿司などが選択肢になります。

ごく簡単な納会の場合、食べ物は用意せずにドリンクだけでも良いでしょう。

自分たちでお店を決めて料理を作ってもらって手配するのは大変なので、手軽に美味しい料理が食べられるケータリングサービスを利用するのも良いでしょう。

見た目もきれいですし、容器を捨てるだけなので後片付けもらくらくです。

好きな物を選んで並べるだけでも、華やかな雰囲気になります。

納会での挨拶

納会では一年間の仕事の成果を振り返り労いの言葉をかける意味で挨拶は欠かせません。

挨拶のポイントは今年一年頑張ったことを具体的に挙げて、成果の過程で苦労したことなどをねぎらう内容であることが望ましいです。

一年間の成果を認めると共に翌年の更なる頑張りを求めて決意を新たにします。

挨拶には納会を始める上での挨拶の他に乾杯をする際の発声時の挨拶があります。

注意点は乾杯の挨拶の場合は内容は大切にして手短にまとめる必要があります。

ダラダラと長く語るのではなく、短く労いの言葉を入れた内容にするのが望ましいです。

また、複数人が挨拶する場合は前の人と内容が被らないよう配慮することも大切になります。

納会の進行のしかた

納会で司会を任されてしまった人のために納会を具体的にどう進めていくか簡単に紹介します。

納会の一般的なプログラムは以下の通りです。

  1. 司会による挨拶
  2. 開会の挨拶(上席者の挨拶)
  3. 乾杯
  4. 歓談
  5. 余興
  6. 閉会の挨拶
  7. 連絡事項(二次会の案内など)

上記のようなプログラムを事前に作成しておくことに越したことはありませんが、忠実に守る必要はありません。

大抵はプログラム通りに進むことはありませんので、その部分に注意しなければなりません。

大人数が参加するイベントには不測の事態がつきものです。

たとえば、納会が始まってから飲み物が足りないとか料理が人数分出てこないとかといった問題に気づくことがあります。

このようなトラブルが起きた場合、司会者は対処法を全体に伝える必要があり、進行が滞らないように新しいプログラムを考えなければならない事態になることもあります。

臨機応変な対応が必要とされます。

納会後の二次会の案内は閉会の挨拶の後に行うことが多いのですが、会場の雰囲気によっては歓談や余興の前に話したほうが良い場合もあります。

初めて司会を任された場合、内容の充実や気の利いた挨拶などをすることばかりに気を取られてしまい、周りが見えなくなりがちですが、上記のようにプログラム通りにいかないことが絶対に起こると考えて、柔軟に対応するという心得ておく必要があります。

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