証憑書類とは？｜代表的な証憑書類と保存期間・整理保存する必要性とは？

企業間の取引では、請求書や領収書などの証憑（しょうひょう）書類が発行されるのが一般的です。

証憑書類にはどのようなものがあるか、きちんと覚える必要はありませんが、事業上の取引があったことを証明する書類であることは認識しておく必要はあります。

個人事業や規模が小さい会社では経理担当者（専門家）がおらず、書類の管理がずさんになっていることもあります。

これは今後の事業や会社が成長して、取り扱う書類が多くなることを考えると書類管理は必要です。

ここでは代表的な証憑書類とその保存期間、証憑書類を整理保存する必要性を解説します。

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証憑書類とは？

証憑書類とは、法人・個人問わず相手との取引において、一般的には「相手から受領、または、自身が相手に対して発行した取引の証拠となる書類（書面）」のことです。

この証憑書類は多岐に渡り種類は様々あります。

具体的には、領収書、見積書、契約書、支払証明書等です。

相手とのメール内容も証憑書類にあたることがあります。

証憑書類を発行するのは、契約や取引などが口約束ではなく、お互いの同意をもって正式に決められたことを示すためです。

後々、取引内容に間違いや差異が発生し、トラブルに発展する事が多い為、これらのトラブルを未然に防ぐ役割があります。

また、領収書は、会計上の書類としても利用される事が多くあります。証憑書類は取り交わすだけではなく、保管する事が重要です。

証憑書類の種類

数多くある証憑書類ですが、大きく分けて以下のグループに分類されます。

１．「売上」に関する証憑書類

納品書、注文書、請求書、領収書などが該当します。また、売上に関する契約書も該当します。

売上に関する証憑書類は、特に重要です。

２．「仕入」に関する証憑書類

納品書、注文書、見積書、請求書などが該当します。

注文から見積もり、仕入れまでの流れを裏付けるために必要な証憑書類です。

特に仕入先からの納品書は、保管している企業は多いです。

３．給与関係や人事に関する証憑書類

履歴書、雇用契約書、退職届け、給与支払明細書などが該当します。

これらの書類も給与を支払う上で証憑書類となります。

個人情報に関わる書類のため、厳重な管理が必要になります。

４．現金・預金の入出金に関する証憑書類

領収書や請求書、預金通帳、小切手帳が該当します。

５．貸付金、借入金に関する証憑書類

金銭消費貸借契約書、返済予定表などが該当します。

証憑書類の保存期間

証憑書類の保存期間は原則7年です。

帳簿書類及び確定申告書類を作成するために使用した証憑書類は、確定申告書の提出が終わった後も一定期間保管しておかなければなりません。

※ 証憑書類の中には、保存義務期間が5年でよいものもありますが、一律保管期間は7年と覚えてしまった方が手間がかかりません。

具体的には、帳簿作成や確定申告書作成のために使用した証憑書類については、確定申告期限後7年間保管します。

税務調査などがあった場合、証憑書類の提示が求められますので、年度ごとに分けてキチンと整理して保存しておきましょう。

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証憑書類の整理保存とその理由

「整理保存」とは単に保管しているだけでなく、必要な書類をいつでも速やかに取り出せる状況にあることをいいます。

管理方法は様々ありますが、時系列（月ごと）で整理し、ファイリングするのが基本です。

最近ではデータでの管理も緩和されつつあり、格段に楽になってきていますが、全てをデータで管理するのはまだまだ現実的はないので、やはり紙での管理が一般的です。

なお、整理保存の理由は以下のとおりです。

１．社内管理のため

不正を許さないしくみを作るために行います。

経費の精算においては証拠資料を添付することを義務付けることで、横領を防ぎ、無駄遣いや使途不明金も減らすことができます。

２．経営管理の効率を高めるため

書類管理ができていないと、書類を探すことに追われることに繋がります。

書類を整理保存することは、整理に多少時間がかかったとしても、全体で見れば効率アップに繋がります。

３．事実を立証するため

経理処理は事実に基づいて行われています。

その事実を立証するための証拠となるのが納品書、請求書、領収書などの証憑書類となります。

４．税法上などで規定されているため

税法による保存期間は長いもので7 年、商法・会社法による会計帳簿の保存期間は10年と定められています。

証憑書類の整理は業務効率化につながる

証憑書類の中身は領収書、契約書といった馴染みがあるものです。

それらの書類の保管・管理は業務効率化を図る上で重要になります。

ずさんに管理するのではなく、一定のルールを作成して業務フローに落とし込むことで業務効率化も促進されます。