就職・転職

就活の電話マナーのポイント|心に留めておきたい電話の基本事項とは?

投稿日:2019年8月29日 更新日:

就活において、企業の採用担当者と選考・面接以外で直接コミュニケーションをとらなければいけないのが電話です。

顔が見えないために誤解を生じやすいツールでもあることに注意が必要です。

採用担当者に良い印象を持ってもらえるように気を付けるべきマナーがあります。

就活では電話応対時のマナーが選考結果に関わってくる可能性があります。

電話をかける時に心に留めておきたい基本事項や想定外のケースに備えるための対策について紹介します。

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電話をする前のチェック事項

1.電話をかける時間に注意する

(1)始業前や終業時間以降は電話をかけない

業務時間外にかけるのはマナー違反です。

業務時間を調べてから連絡するようにしましょう。

(2)始業後や終業前時間帯及び昼食時間帯は電話をかけない

9時~18時の企業であれば、9時~10時、17時~18時の時間帯は忙しいことが多いので、電話をかけるのは控えましょう。

終業時間以降に連絡はメールをしておき、翌日電話するのがよいでしょう。

休憩時間には対応していないことも多いので、昼食の時間帯も電話をかけるのは避けましょう。

2.話す内容をまとめておく

事前に話す内容をしっかり考えておくことで落ち着いて話すことができます。

話す内容を箇条書きにしておき、電話しながら話したことにチェックを入れていけば、漏れを防ぐことができます。

3.周囲の騒音に注意する

周囲が騒がしい場所では、相手の声が聞こえにくくなってしまったり、反対に自分の声が先方に届かなかったりすることがあります。

できれば自宅など、物音がしない静かなところでかけるようにしましょう。

外出先で電話をしなければならない場合は、人の出入りが少ないビルや人通りが少ない場所などを見つけてかけるようにしましょう。

電話をかけるときのポイント

1.自己紹介してから取り次いでもらう

ビジネスシーンにおいて「もしもし」は不要です。

電話をかけ、相手が出た時点で、まず自身の情報を伝えます。

明るい声で「△△大学の◯◯です。」と大学名、名前を伝えればOKです。

続いて、「◯◯部の□□課長はいらっしゃいますか?」と、相手の所属部署、氏名、肩書をいいます。

そして、「どのような要件」なのかを電話口の社員が素早く理解することが出来るよう、配慮することが社会人として守るべきマナーです。

2.今電話をできるか確認する

担当者に代わってもらったら、「お忙しいところ失礼いたします。課長の◯◯様でしょうか。私、△△大学の◯◯です。」などと相手の所属部署、役職、氏名などをもう一度確認し、自分の名前を名乗ります。

そして「本日は◯◯の件でお電話いたしました。今、お時間を頂いてもよろしいでしょうか」と相手の都合を聞いてから、要件を伝えます。

3.担当者に要件を簡潔に伝える

電話をかける際、要件を簡潔に伝えることはとても重要です。

採用担当者は採用に関する業務だけではなく他にも多くの業務を抱えています。

そのため、スピーディーに業務を処理していくことが求められています。

そのような状況において、ダラダラと要領を得ない形で電話をすると、採用担当者の業務に支障を与えてしまう恐れがあるので、電話をかける際には事前に話す内容を整理し、準備しておくようにしましょう。

4.お礼を述べる

「本日はお忙しい中、ありがとうございます。それでは失礼いたします。」と、電話に対応してもらったことのお礼をいい、会話を終えます。

相手が受話器を置いてから切るようにしましょう。

5.担当者が不在である場合

「恐れ入りますが、何時頃に戻られるかお教えいただけないでしょうか」など、確認しておきます。

そして「ありがとうございます。それでは、その頃に改めてお電話させていただきます」など、再度こちらから連絡することを伝えるようにしましょう。

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電話を受けるときのポイント

1.丁寧に名乗る

電話がかかってきた場合に普段の対応のように「はい」で終わったり、「もしもし」と話し始めることがないように気を付けましょう。

具体的には「はい、○○(名前)です。」でOKです。

2.ハキハキと話す

突然の電話で心の準備ができていないので動揺します。

気持ちを切り替えて、ハキハキとした話し方を心がけて口角を上げながら話すようにしましょう。

実際に顔が見えなくても、相手が目の前にいることをイメージしながらハキハキと話すことで元気な印象を持ってもらいやすくなります。

3.無理に敬語は使わない

敬語の使い方は意外と難しく、特に電話を受けた場合、慣れない言葉はなかなか口から出づらいものなので、不慣れであったり難しすぎる言葉は、無理に使わなくても大丈夫です。

以下のような敬語をおさえておけばよいでしょう。

「△△様はいらっしゃいますか」「何時ごろ戻られますか」 「□月□日◇時にお伺いします」などはよく使います。

無理に使い慣れていない敬語表現を付け足して「盛る」より、相手への尊敬の念を持った態度で話す方が堂々として好印象を残すことができます。

4.電話を切る前に注意すること

基本的に、電話はかけた側が切ることがマナーとされていますが、就活の場合は自分から電話かけた場合でも相手が切るまで待ちましょう。

また、電話を切る前には時間を割いてもらったことに対してお礼をしましょう。

就活の電話に関する疑問はどのように解決するか?

電話に関して、マナーが求められる場面はいろいろとあります。

初めての就活ではわからないことが多くて戸惑ってしまう人も多いことでしょう。

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