就職・転職

内定承諾書添え状の書き方【例文あり】|書類受領後の手続きとは?

投稿日:2018年4月1日 更新日:

就職活動のゴールは言うまでもなく、企業から内定をもらうことです。

苦労して全ての選考を突破、これで内定をもらって、就活は終わりだと思っていたら最後に何か書類を書かされました。

一体これは何だろうか。

実は会社から内定承諾書の提出を求められます。

就職活動のゴールともいえる儀式です。

しかし、ここで気を抜いてはいけません。

なぜなら4 月から始まる社会人としてのスタートに影響を及ぼすことがあるかもしれないからです。

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内定承諾書とは?

企業から内定の連絡を受けた後、ほとんどの場合、内定承諾書の提出を求められます。

内定承諾書とは、書面で内定を承諾することを確認するためのものです。

「入社承諾書」、「就職承諾書」や「内定誓約書」とも呼ばれています。

あなたが転職活動に労力を費やしたように、企業もあなたの内定を決めるまでに多くの時間、労力、お金を費やしています。

企業としては、せっかくよい人材を見つけたのですから、ここで内定を辞退されてしまうことはなるべく避けたいのです。

そこで、「正当な理由以外は入社する」という約束を、書面で結ぶために取り交わすのが、内定承諾書です。

会社側としては、よほどの理由がない限り、内定辞退を避けたいのが本音です。

内定承諾書は、いわば内定辞退を防ぐ役割を果たしているといえるでしょう。

内定承諾書をもらった後の手続き

1.内定承諾書を受け取るタイミング

内定承諾書は、内定が決まった後に、内定者に郵送する企業が多いようです。

内定通知を始め、入社手続きに必要な書類とともに送られてきますので、入社する意思が固まったら、できるだけ早く必要書類と共に内定承諾書を提出します。

一般的には郵送で行いますが、内定式で内定承諾書の提出を求める企業もあります。

式典の内容は企業の大きさや社風によって異なりますが、入社の事務手続きや内定者同士の親睦を兼ねた食事会、業務内容の説明などをすることが多いようです。

2.内定承諾書の書き方

内定承諾書は、会社によって書式が異なります。

内容を確認して、必要事項を記載します。

日付、住所、氏名を記載し、捺印をするものが多いようです。

また、社会人のマナーとして、添え状を作成して同封するのがよいでしょう。

3.添え状

内定承諾書の添え状に書くべき内容は以下のとおりです。

  • 日付(発送日)
  • 宛先名(会社名、送り先部署名、担当者名)
  • 差出人の情報(自分の住所、(大学・学部名)、氏名、電話番号、メールアドレス)
  • タイトル(書類送付のお知らせ 等)
  • 拝啓(より丁寧に書く場合は謹啓)
  • 時候の挨拶
  • 内定に対するお礼の言葉
  • 本題(具体的な書類の内容)
  • 締めの言葉(入社後の抱負・意欲など)
  • 敬具(謹啓の場合は謹白)
  • 書類の種類、部数
  • 以上

書類作成にあたり、文末には「以上」は忘れないようにしましょう。

これは大切なマナーです。

添え状を作成したら、誤字・脱字や紙の汚れがないかを確認し、問題がなければ郵送します。

なお、添え状の作成は手書きでもパソコンでもどちらもでかまいません。

手書きの場合は丁寧な印象を与えられる、パソコンの場合は文書作成のスキルをアピールすることができるメリットがあります。

○内定承諾書の添え状の書き方【例文】

まず、投函する日付を右寄せ、宛先は左寄せにして、敬称に間違いのないよう注意します。

差出人の住所や氏名は右寄せで書きます。以下は例文です。

○○年○○月○○日

△△株式会社

人事部 ご担当者様

〒111-1111 東京都○○区○○町○丁目

鈴木○○

電話:080-0000-0000

E-mail:XXXXX@XXX.jp

書類送付のお知らせ

拝啓

○○の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は内定を頂きましたこと誠に感謝申し上げます。

つきましては、ご指示いただいた書類をご送付いたしますのでご査収の程よろしくお願い申し上げます。

身を引き締め、日々精進していく所存ですのでご指導の程、宜しくお願い申し上げます。

敬具

同封書類

  • 内定承諾書 1部
  •  ………   ○部

以上

4.郵送方法

会社への提出方法は郵送が一般的です。

返信用封筒が同封されている場合は、そちらを使用します。

返信用封筒がない場合は、内定承諾書を折らずに封入できる白い封筒を用意します。

【郵送時の注意点】

  • 白い丈夫な封筒を使用する
  • 封筒の表面に「内定承諾書在中」と記載する
  • 送り先の住所は省略せず、都道府県から記載する
  • 宛名は企業、部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」と記載する
  • 封筒の裏面左下に氏名、住所を記載する
  • 雨や汚れを防ぐため、クリアファイルに書類を入れてから封筒に入れる
  • 紛失を避けるため、書留で郵送する
  • 添え状を同封する
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内定承諾書を提出したら必ず入社しないといけないのか?

内定承諾書に法的な効力はないので、会社に提出した後でも辞退することは可能ですが、内定を出してくれた会社に大変な迷惑を掛けてしまうということを忘れてはいけません。

企業側は、決められた採用計画に基づいて内定を出しています。

書面に署名捺印することの意味と重要性を考えましょう。

どうしても辞退しなければならない時の対応

内定を辞退しなくてはならない場合、一番大切なことはできるだけ早く企業に連絡を入れることです。

企業側は入社準備を進めています。

連絡が遅くなると、採用計画の立て直しにも大きな影響があるため、迷惑をかける結果になります。

気まずい気持ちもわかりますが、内定辞退の意思は電話で伝えます。

メールや手紙では相手が確認したか分からず、後々トラブルにもなりかねないので、意思疎通をきちんと取れる電話がベストです。

誠意を持って謝罪をした後、辞退の理由について簡潔に述べるようにしましょう。

内定後のミスマッチを防ぐ目的で就職エージェントの活用する

どのような会社かわからずに就職活動を進めてしまった場合、面接段階で違和感を感じて内定後に辞退するか悩んでしまう人もいます。

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