仕事と技術

ファイリングとは何か?|コツを身につけて効率よく仕事しよう!

投稿日:2018年10月13日 更新日:

書類が机の上に山積みになっていて、必要なときにサッと取り出せず、不便を感じたことはありませんか。それは仕事の基礎であるファイリングをおろそかにしているため起きている問題です。

あとでファイリングしよう、とりあえず机に入れて置こうと思っていると、どんどん書類がたまってしまいます。仕事の効率アップにつながるファイリング身の回りや書類をきちんと整理することは、コスト削減につながります。

ファイリングとは?

ファイリングというのは、一言でいうと「書類の整理・保管方法」のことです。単に整理整頓だけではなく、文書の活用や保存、廃棄までの一連の流れを指します。

ファイリングがルール化されて、しっかりと運用されているオフィスは、整然として、仕事がしやすい環境になっていることが多いです。

一方、ファイリングがしっかりされていない場合は、法律によって定められた年数を保管しなければならない書類の紛失や大切な書類を誤って他の書類と一緒に廃棄するリスクがあります。

ファイリングをしっかりと行うというのは、企業活動の基盤を支えているといえます。また、家庭でもこの考え方を利用すれば、家庭内の書類問題の解決に繋げることも可能になります。

ファイリングの基本的なコツとは?

1.書類を捨てること

ファイリングは書類を捨てることから始めると手元に残る書類が減るので管理が楽になります。捨てる書類か捨てない書類かを見極める判断力をつけていくこともファイリングの技術といえます。

仕事に限らず、家庭でも、いつか使うときがあるかもしれないと思い、取ってある書類がありませんか。その多くの書類は捨ててもよいものがほとんどです。あとになって捨てなければよかったと後悔するものはほとんどありません。

保管してもほとんど使われることのない書類を「いつか使うかもしれないから」とただ不安で取っておいて山積みになっているものが、たくさんあるように思います。こうなると重要な書類を取り出すときに大きな足かせになりかねません。

捨てる書類か捨てない書類かを見極める判断力を身につけるとようにしましょう。判断力といっても高度な能力は必要ありません。判断すれば結果が出ます。結果がでれば修正されて選別眼が磨かれていきます。これの繰り返しです。

必要のない書類のためにスペースを使うのは非常に無駄なことです。あとになって捨てなければよかったと後悔するものはないと割り切り、必要なもの、要らないもの、ある程度の期間は必要なものに分けることがポイントです。

2.書類を戻す場所と捨てる時期を決める

不要な書類を捨てたら、必要な書類だけが残ります。この必要な書類の管理がファイリングです。書類を管理できないのであれば捨てる。書類を捨てたくないのであれば管理をする。どっちかを選択しなければならないのです。

捨てるのが不安だからと管理能力以上のものを持って、結局探せないのであれば持っていないことと同じです。では、必要な書類の管理はどうすればよいのかというと「書類を戻す場所と捨てる時期を決めること」の2点です。

戻す場所については、ファイルの背表紙にラベルを付けて分類すると管理が楽になります。たとえば、ラベルをファイル作成日によって、赤、青、緑、黄などに分類します。

赤いラベルの保管場所のファイルを出したら、赤いラベルの保管場所へ戻すなど、戻す場所が一目瞭然でわかりやすいのがポイントになります。また、捨てる時期を明確にしておくことで迷いなく捨てることが可能になります。

これは多くの企業でも実践されていますが、ファイルの背表紙に廃棄する時期をラべリングしていることがあります。こうすることによって捨てる時期がくると自然に廃棄できますし、悩む時間もなくなります。

捨てる時期の設定はルールを決めることで誰もが簡単に廃棄できるようになります。

3.とりあえずの保管場所を用意する

もうひとつ大切なのがファイリングする前の書類の一時保管場所を作ることです。次から次に集まってくる書類は、ファイリングされる前にいろいろな場所に停滞して、置き場所がわからなくなってしまいがちです。

これを解決するために、一時保管場所のボックスを作り、そこに置いておくようにします。一旦、すべての書類をこのボックスの中に入れておけば、仕掛りが終わったときに、不要な書類を廃棄して、必要な書類だけをファイリングしていくようにします。

こうして書類の流れがわかりやすくフロー化されていることが重要になります。このしくみは簡単であり、楽になることを目的にしています。

ファイリングの徹底は仕事の効率化につながる

日頃からファイリングを徹底していれば、書類探しに無駄な時間を費やすことはなくなります。必要な書類をサッと出すことができ、仕事の効率化につながります。

「管理能力以上にものを持たないこと」と「不安だからと決断を先延ばしにしていては判断力は身につかない」の2点は肝に銘じておきましょう。

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