仕事と技術

返信用封筒の折り方のマナー|相手が嬉しくなるちょっとした気遣いとは?

投稿日:2017年11月17日 更新日:

ビジネスの場では、返信用封筒を作成・送付する機会がよくあります。その際に気になるのが、返信用封筒の折り方です。返信用封筒にはいろいろなサイズ(角2、長3等)があり折り方一つでもルールがあるのか気になります。

相手方に失礼にならないように正しい折り方をマスターしましょう。

返信用封筒とは

実際には「返信用封筒」そのものの封筒が売っているわけではなく、一般的に販売されている普通の封筒を使用します。返信用封筒とは、相手から書類など必要なものを送り返してもらうために使うもので、発送するための封筒の中にあらかじめ入れておく返信用に用意した封筒のことをいいます。

返信用封筒には、自分の宛先と送付先を書いて、必要額の切手を貼ったものを用意します。相手側に書類送付をしてもらう場合に、送料をこちらで負担するための方法の一つになります。

また、相手の手間やコストを省くという気遣いのほか、誤送を防ぐという目的からも用いられ、返送される書類などを少しでも早く確実に受け取りたいという送る側の要望も実現できる方法でもあるのです。

封筒のサイズについて

一般によく用いられている封筒は、次のようなサイズ・寸法のものです。 (単位:横mm ×縦mm)

1.長形

名称 サイズ 適合する内容物 郵便規格
長形1号 142×332 B4横三つ折り/A4縦ニつ折り 定形外
長形2号 119×277 A4横三つ折り/B5縦ニつ折り 定形外
長形3号 120×235 A4横三つ折り 定形
長形40号 90×225 A4横四つ折り 定形
長形4号 90×205 B5横三つ折り/四つ折り 定形

2.角形

名称 サイズ 適合する内容物 郵便規格
角形0号 287×382 B4 定形外
角形1号 270×382 写真四つ切り 定形外
角形2号 240×332 A4判書籍雑誌 定形外
角形3号 216×277 B5/B5判書籍雑誌 定形外
角形4号 197×267 B5 定形外
角形5号 190×240 A5判書籍雑誌 定形外
角形6号 162×229 A5、A4二つ折り/A5判書籍雑誌/新書判/写真八つ切り 定形外
角形7号 142×205 B6、B5二つ折り/文庫本 定形外
角形8号 119×197 A6、文庫本等 定形

3.洋形

名称 サイズ 適合する内容物 郵便規格
洋形0号 197×136 キャビネ判(キャビネ大写真) 定形外
洋形1号 176×120 結婚式の招待状等 定形
洋形2号 162×114 式典等の招待状等 定形
洋形3号 148×98 B5四つ折り 定形
洋形4号 235×105 A4横二つ折り 定形
洋形5号 217×95 A5縦二つ折り 定形
洋形6号 190×98 B5横三つ折り 定形
洋形7号 165×92 A5横三つ折り 定形

※「定形封筒」、「定形外封筒」について:「定形封筒」とは、日本郵政が定めた定形郵便物の条件を満たし、切手を貼って郵送できる封筒をいいます。それ以外は、「定形外封筒」となります。

茶封筒と白封筒の違いとは

書類などを送る際、主に茶色い封筒と白い封筒の2種類があり、以下のように使われています。

  1. 白封筒:主に案内状・挨拶状などの正式な書状などで使用します。就職活動で履歴書やエントリーシートといった応募書類を送付する場合も使用しています。
  2. 茶封筒:ビジネスなど、上記以外で日常的に使われています。多くの場合はこちらの封筒が使われています。

返信用封筒の折り方

返信用封筒の折り方に関する正式なマナーはありません。返信用封筒を入れるときは、入れる封筒にもよりますが、基本的には三つ折りになります。入れる封筒は返信用封筒が三つ折りで入るような大きさにするとよいでしょう。

また、場合によっては二つ折りにするときもあります。(例:角形2号封筒を上下2つ折りにして角形2号封筒で送る)綺麗に収まる形にすることを優先すると返信用封筒を四つ折りや六つ折りとなるような折り目が多くなるようなことは避けた方がよいでしょう。

返信用封筒を入れる封筒の大きさにも考慮する必要があります。なお、三つ折りにする場合でも二つ折りにする場合でも、返信用封筒の住所や電話番号などが書かれてある部分が上になるように折りこみ封筒に入れます。

このような形で送ることで封筒を受け取った相手が開封してすぐに中身が把握できます。返信用封筒の折り方でもっとも大事なことは、受け取る人にとって、綺麗で扱いやすい状態かどうかです。

封筒から取り出したとき、切手が貼ってある返信用封筒ということがひと目でわかることです。そして、かさばらず、折り目が多すぎない、綺麗な折り方であること。この2点がきちんとできていれば、受け取る人に嫌な印象を与えることはありません。

返信用封筒は、受け取る人の立場にたって折りましょう。

ちょっとした気遣い

最近の封筒は、購入時にフラップにテープが貼ってあり、封をするときにわざわざ糊やテープを用意しなくてもよい封筒が多く売っていますが、そうでない封筒も多くあります。もし、ひと手間かけられるのであれば、返信用封筒のフラップに両面テープを貼っておきましょう。

送った返信用封筒を相手が封をしようとしたときに糊やテープを探すのはひと手間です。自分が嬉しいことを相手にしてあげることは喜ばれます。念のため、これは必ずしないといけないことではないので安心してください。

また、返信用封筒に切手を貼ることをオススメします。返信用封筒に切手を貼るのは、必ず必要なわけではありませんが、切手を貼ったほうが印象も良いですし、相手もすぐに返送してくれるはずです。

ただ、切手を貼っても料金不足になると郵便が相手に戻りますので注意してください。事前に封筒や書類の重さを量っておいて、料金が不足しないよう、多めの切手を貼っておくとよいでしょう。

角2・長3サイズでよくある質問・入らない場合の対処法

返信用封筒の折り方に多い質問として角2・長3サイズなどの書類にたいして入れる封筒のサイズが合っていないというのが挙げられます。入れるサイズの封筒が小さい場合は、折り目をあまり気にせず封筒のサイズに合わせて入れれば問題ありません。

封筒からはみ出した部分は折り返すのも可です。封筒が多少ブカブカしてしまうと思いますが、封筒のサイズが指定されているので失礼にあたることはないと思います。折り目がついても仕方が無いことですから、相手側は開封してもほとんど気にしないでしょう。

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