仕事と技術

返信用封筒の返信のしかた|封筒に書かれた宛先の書き換えのマナーとは?

投稿日:2017年11月18日 更新日:

返信用封筒

返信用封筒や返信用ハガキが入っていたとき、宛名に「行」「宛」が添えてある場合がほとんどです。

これを送り返すとき、「行」「宛」を書き換えるということは知っていても、どのように修正すればよいか分らなくなったことはありませんか。

「様」「殿」「行」「宛」「御中」など、いろいろと頭をよぎります。

何れも封筒の宛名として使われるものですが、間違って使っている人も意外と多いのです。

仕事でも使うので、しっかり理解しておきましょう。

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返信用封筒の役割

ビジネスなどで返信用封筒を使う場合、記入が必要な書類と共に返信用封筒を同封し、必要書類を入れてもらって返信してもらうために、使用することがあります。

また、個人が企業や行政機関へ問い合わせなどをした際に返信用封筒の同封を求められることもあります。

返信用封筒には、相手側に封筒の準備や住所などの記載などの手を煩わせないようにという、気遣いが含まれています。

また、住所などを記載しておくことで、記入ミスによって誤送することを防ぐ役割もあります。

返信用封筒の宛先に「行」や「宛」を語尾につける意味

送る場合は相手の宛名の語尾に「様」や「御中」を付けて送るのがマナーですが、反対に差出人から見て宛先の語尾に「行」や「宛」を付けるのは相手を立てて自分がへりくだるためにこのような形で行われています。

これは返信用封筒独特のしくみなので混乱してしまうのです。

返信用封筒を同封して送るときの返信用封筒に書く宛先

返信用封筒の宛先欄は「行」が適切です。

「行」は返信用封筒の宛名の語尾に書く言葉です。

一方、「宛」は会話の中で使う話し言葉です。

活用の仕方としては「〇〇さん宛に送っておいて」のような使い方をします。

1.「行」を書くときのポイント

氏名よりも少し小さい字で書きますが、氏名の書いた行ではなく、少しずらします。

横書きの場合は氏名の少し下の行に書き、縦書きの場合は氏名の左の行に書きます。

少しずらして書く理由は相手が返信するときに「行」を2重線で消して、「様」・「御中」と書くために、あらかじめ「行」をずらして書いているのです。

2.「行」と「宛」以外に見かける書き方

  • 氏名だけで「行」も「宛」も書かない
  • 「様」をつける

「行」を書くと相手がそれを消して「様」「御中」と書きなおさなければいけないことから「相手が書きなおす手間を初めからなくしておこう」という相手の気遣いでこのような形で送られてくることがあります。

その結果、初めから「様」をつけたり、「行も宛も書かない」という方法を取る人が増えました。

しかし、ビジネスシーンでのマナーは「行」を書くのが最も適切です。

なお、返信用封筒の裏面は送り主側は何も記入しません。

裏面は差出人が受け取り後に住所と氏名を記入して送り返してくれます。

親切な気持で書いてあげたくなるところですが、差し出がましく失礼な行為とされています。

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返信用封筒を返信する際の書き方

返信用封筒を同封して送る側のマナーがありますが、反対に返信用封筒を受け取った側の返信に関するマナーもありますので解説します。

1.「行」などの消し方

返信用封筒にはあらかじめ宛名の語尾に「行」などと書かれていることが多くありますが、このまま送り返すのはマナーとしては良くありません。

この「行」を打ち消す必要があります。

返信用封筒が届いた状態だと差出人の名前の語尾に「行」などが付いたままですので、打ち消す必要があります。

ここで使うのが打ち消し線です。

打ち消し線とは斜め線や横線で文字を消す事をいいます。

(1)宛名が縦書き封筒の場合は縦線か斜め線二重線で消す

宛名が縦書き封筒の場合打ち消し線の使い方は2種類あります。

縦線2本を引く消し方と右上から左下に向かって斜め線を2本で消す打ち消し線です。

(2)横書き封筒の場合は横線二重線で消す

横書き封筒の場合の打ち消し線は横線を二重に引いた線を使って消します。

2.宛先に「御中」や「様」を書き足す

(1)相手先が企業名や部署名ならば語尾に「御中」を書き足す

宛先が企業名や部署名ならば語尾に「御中」を書き足します。

この時に隣などにスペースがあればそこに「御中」と書き足します。

(2)宛先が個人名ならば「様」を書き足す

個人名ならば「様」を書き足します。

3.「行」などを消さずそのまま返信

返信用封筒を送り返す際、「行」を「御中」や「様」に書き直して送り返さず、そのまま「行」で返信しても特にマナー違反とはなりません。

ここで書き換えるのは、あくまでも「返信用封筒を用意してくれた相手に対しての敬意」を示すためであって、相手は別に敬意を示して欲しがっているわけではありませんからそのままでも構わないということになります。

それよりも、相手から依頼された返信自体を忘れずに、早めに返してあげた方が、相手にとっても嬉しい行為となります。

差出人は宛先に敬意を払う意識が大事

理解するまでに混乱しそうですが、要するに送り主側であれば、常にへりくだり相手に敬意を払うという事が大事なのです。

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