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庶務の業務内容とは?|総務との違い・求められるスキル・やりがいは?

投稿日:2018年7月28日 更新日:

伝票処理から電話応対、資料作成までテキパキこなすオフィスのマルチプレーヤーの一般事務は庶務とも呼ばれています。

部署内の複数の社員から仕事を頼まれることもあり、業務が多岐に渡るので、その場に応じて、緊急性が高い業務を見極めて優先的にこなすなど、臨機応変に対応する力が求められます。会社ではどのような役割なのか、業務の内容と意味を説明していきます。

庶務の業務内容は?

庶務の業務は一般事務と言われることもあります。オフィスでのあらゆる業務を引き受ける仕事であり、その仕事内容は多岐にわたっています。電話対応や来客対応、備品管理、資料作成、データ入力、ファイリング、小口現金管理、コピー、郵便物送付などを行います。

事務員の仕事として思い浮かべる仕事のほとんどが、庶務の仕事として当てはまります。また、従業員数が少ない中小企業などでは、他に経理の仕事である伝票整理や利益計算を含む財務諸表の作成や労務管理としての各種保険の申込みなどを行う場合もあります。

いってみれば、会社内における直接的な利益を生み出さない間接部門の仕事を全て含む仕事ということです。

庶務と総務の仕事の違いとは?

庶務と総務の違いは部署(所属)です。総務の所属は「総務部(課)」であり、会社内では一部署しかありません。一方、庶務は各部署に配置されています。もう一つの違いは業務内容です。

庶務と総務の業務内容は同じように見られますが、総務は会社や組織全体の業務を執り行うのに対して、庶務や事務は各部署における事務作業を行っているということになります。

総務は、会社で働く社員がより良い環境で仕事をするための環境づくりを行うことをメインにしています。具体的な仕事内容はオフィス環境の充実、福利厚生制度の充実、社内制度の改善を検討したりします。

一方の庶務は、所属している部署内での事務を行なっています。自分が所属している部署でのアシスタント業務などを担当しています。つまり、日頃の業務に密接に関わる仕事を行っているのが庶務という職種であるということができるでしょう。

庶務業務に求められるスキルとは

庶務は、部署内の複数の社員から頼まれる業務が多岐に渡るので、その場に応じて、緊急性が高い業務を見極めて優先的にこなすなど、臨機応変に対応する力が求められます。電話、来客対応や、他部署との連携も多いので、コミュニケーション能力は必須です。

庶務の仕事は各部署や事業所において、社員が業務を効率的に、又、円滑に進めることができるようにサポートをすることです。

特に専門的な技術は必要ないのですが、最近ではどんな業務をするにしてもパソコンの基本的な操作が必要となっています。そのため、ワードやエクセルといった業務用ソフトを一般的な使用方法で使うことができるかが就職希望時に問われるかもしれません。

庶務という仕事に就くためには、様々なスキルを身につけておくことが必要となります。

庶務の仕事とは雑用ではない

「雑用」ばかりでやりがいを感じられない人も多いようですが、この仕事は縁の下の力持ちの業務ばかりです。他の業務をスムーズに回すための潤滑油のようなもので、会社にとって無くてはならない役割なのです。

また、部署内の社員と接する機会が多く、色々な人とのネットワークを作れるチャンスが多くあるのも庶務ならではの魅力です。あらゆる部署と関わって業務を行うことで、会社全体の動きも分かるようになったり、お金の動きも理解できるようになります。

業務に関する知識をつけることで、自分のスキルアップに期待が持てます。部署によっては専門性のある仕事もありますが、細かな仕事も誰かがやることで会社はうまく機能しています。

その役割を担っているのが庶務という職種であり、一見すると雑用とも捉えられてしまう仕事内容もあります。しかし、各部署での仕事をスムーズにさせることができたり、幅広い業務に対応できる能力のある方でないと務まらない仕事でもあるので、とても重要な仕事であります。

庶務の仕事にやりがいを感じるためには?

部署内の業務を円滑に進めるために重要な役割を果たしている庶務という職種ですが、その庶務の仕事もどのようなやり方で進めていくかによって効率が変わってきます。いくつかの業務を同時に抱えることがあります。

自分でどの順番で終わらせていくか考えながら業務を行うことで大幅な効率アップも見込めるようになります。庶務の仕事は縁の下の力持ちのようなものであるということができますが、必ずしも自分が行った業務の評価を正当に受けられるのかというと、そうでない場合もあります。

評価を受けないことが多いということをマイナスに受け取ってしまうと、仕事に対するやる気も感じられなくなってしまうでしょう。

しかし、庶務の仕事を引き受ける人がいることで会社の運営は回っているということもできるので、自分たちが会社全体支えているという気持ちを持てば、やりがいを感じることもできるようになるでしょう。

就職支援サービス利用のススメ!

一般的な就職活動も内定までには努力が必要ですが、フリーター歴やニート歴が長い場合や学生時代に就職活動の経験がなかった場合などは、就職活動をしても不採用続きで悩む人が多いようです。

新卒や中途の就職活動とは少し勝手が違います。実際、就職活動に必要な情報についても新卒や中途向けのものは多くありますが、フリーターやニートなどの経歴を持った人に向けた情報は少なく、十分な就活の環境が整っていないのが現状です。

「今更、就職活動をしても正社員になれないのではないか」という不安や、いざ就職活動をはじめるにしても「何からはじめていいのかわからない」と思っていませんか。就職活動が長期化すると自信がなくなり、就職を断念してしまう可能性も出てきます。

そんなときは一人で悩まず、積極的に就職支援サービスなどの第三者の力を借りましょう。自分の強みや弱点などを客観的に知ることができれば、書類や面接の通過率も高まり、早期に就職先が見つかるはずです。

また、就職活動をしている人も悩みなどを相談してもらいたい場合や効率的に就職活動したいの場合も就職支援サービスを利用するとよいでしょう。

登録は無料で全てのサービスを無料で利用できます。また、サービスを利用して内定を獲得した場合にも料金は発生しません。

○ウズウズカレッジ

ウズウズカレッジはフリーターや職歴がない既卒に対してビジネスマナーから書類の書き方、面接の仕方までしっかりと研修を行う転職エージェントです。無料の就活講座を受けられる点が魅力なのがウズウズカレッジです。

研修を受けることによってどの会社でも通用するビジネスパーソンとしての必須スキルを身につけることが可能です。また、実務の経験を積むことで入社後にギャップを感じずにスムーズに正社員としてのキャリアをスタートすることができます。

サポートに時間をかけるスタイルで、適性診断や面接アドバイス、模擬面接など、様々なサポートが受けられます。離職率や労働時間、社会保険の有無、雇用形態など、掲載企業に厳しい基準を定めています。

職歴なし・フリーターの人はまずはウズウズカレッジでしっかり就職について学んでから就職活動をしましょう。

☞ 公式サイト:【ウズウズカレッジ】 のページへ進む

○JAIC(ジェイック)

JAICは既卒学生やフリーターの正社員転職を支援する年齢層特化型転職エージェント です。フリーターや職歴がない既卒に対してビジネスマナーから書類の書き方、面接の仕方までしっかりと研修を行う転職エージェントです。

無料の就活講座を受けられる点が魅力です。講座でビジネスマナーを学び、20社の選考を書類選考なしで受けることが可能です。未経験や営業職に強みがあります。

また、JAICのスタッフは1社1社取材訪問しており、飲食や投資用不動産、保険といった離職率の高い業種や、そもそも若手を育てる気がない企業を排除し、安心して働ける企業を紹介しています。そのため就職後も定着率が高くなっています。

職歴なし・フリーターの人はまずはJAICでしっかり就職について学んでから就職活動をしましょう。

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この他にもフリーターや職歴がない既卒を対象にした就職サイトがあります。

興味のある人はこちらをご覧ください。

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