就職・転職

採用内定の辞退のしかた|失礼のない無難な断り方のポイントとは?

投稿日:2019年6月26日 更新日:

いくつかの会社から採用の内定を貰ったというと、同時に頭を悩ませるのがどのように断るかになります。

人材の売り手市場を背景に、採用の内定を辞退する人が増加しています。

特に就活後半にさしかかると頻繁にその機会が出てきます。

贅沢な話のように思われるかもしれませんが、辞退の仕方やタイミングについて、悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

波風を立てずに辞退するにはどうしたらよいか。

内定承諾後の辞退の期限やタイミングはいつまでなのか。

会社側は採用にあたり、様々なコストをかけてきたことを考えると悩みは深まるばかりです。

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採用内定の連絡を断るのはマナー違反か?

内定辞退については、法的に問題になる事ではありません。

極端な場合、内定式の後、入社日までに内定を辞退したい場合には、入社日の2週間前までに会社に対して通知をすればよいこととなります。

ただし、内定承諾書に損害賠償に関する事項の記載があるかもしれませんので注意が必要です。

内定承諾書を提出した上で、辞退することは法的には問題なくてもあまり感心できることではありません。

会社側に多大な迷惑をかけることを理解した上で、速やかに内定辞退の意志を伝えるべきです。

就活では複数の企業に応募をして就職試験を受ける人が多いものです。

一般的に内定承諾書の提出前であれば、マナー違反になることはありません。

諸事情で内定を貰った会社への就職ができない場合、自分の意思をきちんと相手に伝える必要があります。

内定辞退をするときの連絡の手段は、本来、内定辞退の連絡は電話でするのが一般的といわれていますが、内定辞退の旨がはっきり伝わることや採用担当者の仕事を中断させないことを考慮するとメールがベストといえそうです。

内定辞退を決意したら、できる限り早い段階で連絡をしましょう。

一方、内定承諾書を提出後、自分の都合や諸々の事情で入社を辞退したい場合は、会社の担当者に直接電話で連絡するのがマナーです。

会社側は入社準備をしており、内定辞退により、時間を無駄にしていることを認識してください。

メールで簡単に済ませるのではなく、誠意をもって電話にて謝罪も含め内定辞退の連絡をしましょう。

断り方のポイント

採用を断る際のポイントは以下を参考にするとよいでしょう。

1.決断したらできるだけ早く連絡する

事態を決断したら、できるだけすぐに企業に辞退の連絡をします。

内定を保留してもらっていた場合でも3日、遅くても採用通知を受け取ってから1週間以内には、速やかに連絡をするようにしましょう。

2.理由については特に伝えなくてもよい

内定辞退の連絡をするときに、自ら内定辞退の理由を伝える必要はありません。

理由を聞かれたら答えるというスタンスでいるとよいでしょう。

「他社への入社を決めた」「家庭の事情」など具体的に答えられるように準備をしておきます。

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失礼のない断り方の例

1.メールで断る場合

ビジネスでのメールのやりとりにはマナーがあることを念頭において、最低限のルールは把握しておきましょう。

【メールで伝える場合の注意点】

・件名は分かりやすく、内容には用件(内定辞退について)のみ

・メール本文に自分の名前、連絡先を明記

・半角文字、記号などは使用しない

・相手が開封しない可能性がある

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきます。

【内定辞退メールの例文】

件名 内定辞退のご連絡

☞ 件名は、短い内容で分かるものにします。

○○株式会社

人事部○○課採用担当

○○様

○○大学○○学部○○学科

○○ ○○です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

☞ 内定をもらったことへの感謝を始めに述べます。

とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが内定につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

☞ 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、「内定を辞退したい」旨、結論を述べます。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが内定を辞退させていだきたく存じます。

☞ 内定を辞退する理由を簡潔に述べます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

☞ 内定辞退により、先方に迷惑をかけたことに対して、丁寧にお詫びをします。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

☞ 先方への内定辞退の連絡がメールになったことに対して、丁寧にお詫びをします。

就職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、内定までいただけた事、心より感謝しております。

☞ 就職活動を通してお世話になったことへのお礼の言葉を伝えます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

☞ メールの締めくくりとして先方(会社)の発展をお祈りするのが、メールのマナーです。

2.電話で断る場合

内定辞退理由や内定先の企業は聞かれない限り、言う必要はありません。

内定辞退理由を聞かれた際は、企業側も今後の採用活動に活かしたいと考えているので、できるだけ相手の気分を悪くしないようにきちんと答えるようにしましょう。

【内定辞退電話連絡の例】

私、○○大学の△△学部の□□と申します。 人事部の××様(担当者名)はいらっしゃいますでしょうか

☞ 名前を名乗り、担当を呼び出します。

私、○○大学△△学部の□□と申します。 ××様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

☞ 相手が電話に対応できるか確認します。

このたびは内定通知をいただきありがとうございます。実は、たいへん身勝手で申し訳ないのですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

☞ 前置きなしで率直に用件を述べます。

自身の適性や将来のことなどを検討しましたところ、最後まで悩みましたが、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。

☞ 内定辞退の理由を質問されたら正直に答えます。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。申し訳ありません。

☞ 電話連絡になったことへのお詫びをします。

貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

☞ 最後にあらためてお詫びをします。

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