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内定辞退の電話連絡|お互いに良い関係を築ける辞退のしかたとは?

投稿日:2019年7月26日 更新日:

複数の会社から内定をもらった状況で、他の会社への入社を決めた場合などに内定を辞退することがあります。

内定辞退をする際、基本的には電話連絡をするものです。

複数の内定をもらえるのは嬉しいことですが、やはり断るのは気が引けますし、面接をしてくれた担当者のことを思うと話すのは気が引けます。

どうやって話せばいいのか、頭を悩ませてしまうこともあるでしょう。

お世話になった会社に対して最後まで礼を尽くし、将来にわたってお互いに気持ちの良い関係を築けるような辞退のしかたを知っておきましょう。

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内定は辞退しても問題ない

内定辞退については、法的に問題になる事ではありません。

極端な場合、内定式の後、入社日までに内定を辞退したい場合には、入社日の2週間前までに会社に対して通知をすればよいこととなります。

内定を辞退することで、法的措置は取られることは一般的にはありませんが、会社側としても、内定辞退者に代わる新しい人材を探すことになるため、道義的な部分を考慮すれば、内定辞退の意志が固まったら速やかに伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡は誠実さを示すなら電話がオススメ

内定辞退の連絡はメールか電話かで悩んでしまうことも多いでしょう。

内定辞退の旨がはっきり伝わることや採用担当者の仕事を中断させないことを考慮するとメールがベストといえそうです。

しかし、誠実さが伝わるのはメールよりも電話です。

これまでに企業担当者と電話でやり取りした場合、内定を辞退する際には、まず電話で連絡するようにしましょう。

電話を掛けるときのマナー

内定辞退の電話をかける時間帯がどの時間帯がよいのか、結構気を使います。

一般的には始業して間もない時間、昼食時間帯、終業時間間際に電話をするのは避けましょう。

それぞれの会社の就業時間にもよりますが、たとえば9:00~18:00が勤務時間の場合、12時~14時を除いた、10時~12時、14時~17時を目安に連絡するとよいでしょう。

一度電話して担当者が不在などで電話に出られない場合、担当者の戻りの時間をあらかじめ聞いておくとよいでしょう。

会社側から「折り返しますか」と聞かれることもありますが、内定辞退の連絡という性質を考えると手間を掛けさせることはできないので、ここは丁重にお断りして、自分から再度連絡する旨を伝えるようにしましょう。

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内定辞退の電話連絡(例文)

内定辞退理由や内定先の企業は聞かれない限り、言う必要はありません。

内定辞退理由を聞かれた際は、企業側も今後の採用活動に活かしたいと考えているので、できるだけ相手の気分を悪くしないようにきちんと答えるようにしましょう。

【内定辞退電話連絡の例】

私、○○大学の△△学部の□□と申します。

人事部の××様(担当者名)はいらっしゃいますでしょうか

☞ 名前を名乗り、担当を呼び出します。

私、○○大学△△学部の□□と申します。

××様、ただいまお時間よろしいでしょうか?

☞ 相手が電話に対応できるか確認します。

このたびは内定通知をいただきありがとうございます。

実は、たいへん身勝手で申し訳ないのですが、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

☞ 前置きなしで率直に用件を述べます。

自身の適性や将来のことなどを検討しましたところ、最後まで悩みましたが、その会社とのご縁を感じ、このような決断となりました。

☞ 内定辞退の理由を質問されたら正直に答えます。

本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。

申し訳ありません。

☞ 電話連絡になったことへのお詫びをします。

貴重なお時間をいただきながら、このような形となり、貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。

それでは失礼いたします。

☞ 最後にあらためてお詫びをします。

内定辞退を伝えるポイントとは?

内定辞退の理由は、会社側から尋ねられない限り自分から進んで話す必要はありませんが、電話で内定辞退の連絡をすると、中にはどうして内定を辞退したいのか気になるという会社もあります。

内定辞退の理由を尋ねられた際は、正直に伝えることが重要です。

ただし、正直に伝えるといっても、ネガティブな理由はNGです。

「待遇が良い企業から内定をもらった」「良い評判を聞かないので」などと伝えると、相手を不快な気分になります。

角の立つような表現を避けて、誠実な態度で伝えることがポイントになります。

内定辞退を避けるためには?

就職活動においては、複数の会社を応募するのは当然のことです。

本命ではない会社の内定をもらった一方で、内定をもらえなかった人がいます。

内定をもらえなかった人の中には、その会社を第一志望としていた人がいるかもしれません。

会社側としても、再び人材の確保を行うため、極力内定辞退は避けたいものです。

内定辞退の背景には、仕事探しの時点でミスマッチが起きているのも原因の一つかもしれません。

内定辞退は避けたいという人は、就活エージェントなどの就活支援サービスを活用するのも有効な手段です。

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内定辞退に繋がるミスマッチを未然に防ぐ取り組みを行っています。

仮に適性に合わず、内定辞退となった場合、就活エージェントが辞退連絡を行うのもポイントになります。

さまざまな事情により内定を辞退した人、納得できる就職先が決まっていない人は、就活エージェントに相談してみるのも良いかもしれません。

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