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面接辞退メールのポイント|失礼のないの無難な断り方のコツとは?

投稿日:2019年8月20日 更新日:

就活では第一志望から内定を貰ったなど、様々な事情で他に応募している企業の面接の辞退を連絡する時があります。

面接の時間を割いて頂いている企業や選考途中の企業に対して辞退するのは気が引けるものです。

失礼のないように辞退の意思を伝えるにはどのようにすればよいのか。

面接辞退のメールを送るだけでよいのか悩むことでしょう。

採用活動で時間を割いてくれた担当者にできれば誠意ある形で面接辞退を伝えるにはどうすればよいのでしょうか。

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面接辞退はメールでよいか?

面接を辞退するときの連絡の手段は、本来、面接辞退の連絡は電話でするのが一般的といわれていますが、面接の辞退の旨がはっきり伝わることや採用担当者の仕事を中断させないことを考慮するとメールがベストといえそうです。

大企業の場合、多くの面接辞退者が出ることもあり、記録が残らない電話で辞退の連絡を受けると、就活生の管理が煩雑になり、対応漏れの可能性が高まります。

また担当者の忙しいときに電話が繋がってしまうと、それもまた迷惑になってしまいます。

その点、メールであれば、件名だけでおよその内容を把握し、業務の優先順位を見ながら詳細を確認するといった方法がとれるので、採用担当者の負担が軽減されます。

面接辞退を決意したら、できる限り早い段階で連絡をしましょう。

無断で面接をキャンセルするのは辞めましょう。

社会人としてのマナーに反するのはもちろんのこと応募先企業の迷惑になります。

面接辞退メールの書き方のポイント

面接を辞退すること自体が失礼になるので、なるべく不快に思われないように、誠意を持って丁寧に辞退を伝えることが大切です。

社会人になってからも、ビジネスシーンではメールのマナーは重要になりますので最低限のルールは把握しておきましょう。

【メールで伝える場合の注意点】

  • 件名は分かりやすく、内容には用件(面接辞退について)のみ
  • メール本文に自分の名前、連絡先を明記
  • 半角文字、記号などは使用しない
  • 相手が開封しない可能性がある

メールを書き終えたらすぐ送信することはせずに何度か読み返して間違いがないかメールの内容を確かめましょう。

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面接辞退メールの例文

上記の注意点をふまえて、書く内容について詳しく見ていきます。

件名 面接辞退のご連絡

☞ 件名は、短い内容で分かるものにします。

○○株式会社
人事部○○課採用担当
○○様
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○です。

この度は面接のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

☞ 面接の機会を頂いたことへの感謝を始めに述べます。

とても嬉しいお知らせをいただきながら心苦しくはあるのですが、誠に恐縮ですが面接につきまして、辞退をさせていただきたく、連絡を差し上げさせていただきました。

☞ 「誠に恐縮なのですが」と前置きをして、「面接を辞退したい」旨、結論を述べます。

就職活動を通して自分自身の事も見え、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じましたので、大変申し訳御座いませんが面接を辞退させていだきたく存じます。

☞ 面接を辞退する理由を簡潔に述べます。

貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまった事、誠に申し訳なく思います。

☞ 辞退により、先方に迷惑をかけたことに対して、丁寧にお詫びをします。

本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまった事、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げる次第です。

☞ 先方への辞退の連絡がメールになったことに対して、丁寧にお詫びをします。

就職活動を通して○○様をはじめ、様々な方に大変お世話になり、面接の機会までいただけた事、心より感謝しております。

☞ 就職活動を通してお世話になったことへのお礼の言葉を伝えます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

☞ メールの締めくくりとして先方(会社)の発展をお祈りするのが、メールのマナーです。

面接の辞退の仕方が分からない人や悩んでいるという人へ

「面接の辞退はきちんとできているのだろうか」「この場合はどう対応したらよいのか」など、就活で不安や悩んでいる人はいませんか。

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