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(転職)事務職を志望!|未経験でも人気の高い事務職へ転職できるのか?

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事務職への転職は経験がない、資格をもっていない、新卒などの場合でも可能でしょうか。事務職の仕事はノルマがないぶん作業的な仕事が多い職種ですが、「縁の下の力持ち」の言葉がしっかり当てはまるような、素晴らしい仕事です。

事務職は人気が高く倍率の高い職種なので、事務職の転職を希望する場合はしっかりと自己PRを考えておく必要があります。「なぜ事務職なのか」転職で事務職を志す人が問われることの多い質問です。特に未経験からの職種転換の場合はそれが顕著です。

事務職を志望している人は面接の際にどのように自己PRをすればよいでしょうか。

一般的な事務の仕事とは?

企業によって仕事の内容は様々ありますが、縁の下の力持ち的な存在として、書類作成、伝票作成や処理、電話・来客応対などを担うことが一般的です。

1.書類作成

会社が用意している定型ファイルに必要な情報を入力していく仕事です。ただし、一般事務が扱う書類には、見積書や納品書、請求書といった取引時に活用される書類のほか、議事録や、案内書といった社内向け文書など、様々な書類作成を行います。

会社で使用されるあらゆる書類を作成する可能性があると認識しておきましょう。

2.ファイリング

作成・印刷された書類を、種類別、日別などに分類してファイルに収めていく仕事です。各書類はエビデンスとしての役割を持ち、また、検査や監査の時に確認されるものもあります。

3.データ入力

毎日の更新作業として、パソコンにデータとして入力していく仕事です。入力内容は、日々の売上やコスト管理、その他勤怠情報など様々です。

4.伝票処理・整理

入金、出金、売上、仕入、振替などの伝票を入力し、整理していく仕事です。

5.郵便物の発送・仕分け

会社から発送する郵便物をまとめて定期的に発送したり、届いた郵便物を受け取り、仕分けたり届けたりする仕事です。

6.備品管理・発注

文房具の在庫管理、コピー機の備品(インクや紙等)、その他社員の使用する業務ツール(PCやカードキー等)の備品を管理、または発注等を行う仕事です。備品に不足や不具合が発生したときは、発注をしたり、メンテナンスを依頼します。

7.電話・メール応対

部署やかかってきた電話会社や代表番号にかかってきた電話を担当者へと取り次ぐのが主な仕事です。。

8.来客応対

会社に来客があった際に、待合スペースや会議スペースに案内する仕事です。会議室の準備やお茶出し等を行う場合もあります。

9.その他

会社によっては、事務職と兼任で経理や総務、人事の仕事を担ったり、営業職スタッフの支援業務(営業事務)として従事する場合もあります。

事務職に必要なスキルとは?

1.パソコン操作

事務職は人気職種ですので、事務職の求人には応募が殺到します。現場からは企資料作成やデータ入力の時に必須となるWordやExcelといったようなパソコンソフトの基本的な操作ができる人を求めているので、必須のスキルといえます。

2.コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルとは、他人と十分な意思の疎通を行うための技術です。業務の中では、社外・社内に関わらずいろいろな人とコミュニケーションをとることになります。

ITの進歩によってSNSやメールでのコミュニケーションの機会が増えるなか、聞く、話す以外にも、読む、書くスキルの重要性も増しています。日常だけでなく、仕事を円滑に進めるために必要なビジネススキルのひとつです。

3.基本的なビジネスマナー

電話対応や来客対応の際、「会社の顔」として認識されます。好印象を抱いてもらえるような最低限の敬語や所作、ビジネス会話など基本的なビジネスマナーを身につけておくと会社を気持ちよくサポートできます。

未経験から事務職への転職する時の注意するポイント

事務職はパソコンで事務ばかりではなく、日ごろから取引先、社内の各部署とコミュニケーションを取る機会が多く、また、契約などに関する問い合わせに対応することもあります。

会社内でのデスクワークが基本となりますが、銀行や役所を訪れて手続きを行ったり、場合によっては取引先を訪問する営業に同行したりと外回りの仕事もあるかもしれません。

特に中小企業の事務は、業務範囲が広く、一人ひとりの裁量が大きくなります。スピード感を持って対応することが求められます。このため、アクティブに仕事に取り組むという意識で転職活動に臨むことが大切になります。

事務職への思いが強いならば諦めずに一歩進めよう!

未経験から事務職として正社員になるのは、簡単ではないのが事実です。しかし、事務職のへ転職が他の職種と比べて難しいというわけではありません。

これまでの経験をきちんとアピールでき、企業が求めているスキルや能力とマッチすれば、未経験でも採用される可能性は十分にあります。

事務職に転職できるかどうか自信が持てないという人は、まずは転職エージェントなどに相談してみるといいでしょう。客観的なアドバイスをもらうことで、自分では意識していない事務職への適性に気づくことができるかもしれません。

また、面接指導も行っていますので心強いものがあります。

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