就職・転職

履歴書に印鑑は押さなければならないのか?|押印欄が無い場合は?

投稿日:2017年10月8日 更新日:

コンビニや書店、文房具店など市販で売っている履歴書を見てみると、「押印(印鑑を押す)欄」がない履歴書が多くあります。

ビジネスシーンにおいて、重要なビジネス文書には印鑑が必須です。

履歴書も重要なビジネス文書のひとつですが、押印する欄がある履歴書と、押印する欄がない履歴書があり、印鑑が必要なのかどうかよくわかりません。

実際のところ、履歴書に印鑑を押す必要があるケースとはどのようなときなのでしょうか。

履歴書に押印欄がなければ「印鑑」を押す必要なし

平成9年に閣議決定された「押印見直しガイドライン」によると履歴書や職務経歴書は、「押印を求める必要性や実質的意義が乏しく、押印を廃止しても支障のないものは廃止し、記名のみでよいこととする。」とされ、現在のJIS規格の履歴書には押印欄は廃止になりました。

これは新卒の就職活動や中途採用の転職活動用、パート・アルバイト用の履歴書ともに同じです。

押印欄がなければ、印鑑を押す必要はありません。

「記名のみでよいこととする」と書いてありますので、履歴書に本人の氏名が書いてあればそれでOKです。

履歴書に押印欄がある場合は押印する

日本には横書きの場合、署名(記名)のすぐ右側に捺印(押印)する慣例的な決まりがありますが、就職・転職活動のときも必要ありません。

履歴書だけでなく「職務経歴書」や「送付状(添え状)」「封筒」の自分の名前の横に印鑑を押す必要もありません。

そうした取り決めはありませんし、企業からの指定もないのに印鑑を押しても意味はありません。

ただし、履歴書に押印欄があった場合は押印します。

氏名の右横に氏名と被らないように押印を行います。

また、押印は認印で行うことが一般的です。

もちろん、実印の方が本人証明能力が高いので、実印で押印したとしても問題はありません。

履歴書への押印は、失敗すると履歴書の作り直しの必要が生じます。

印影がハッキリと出るよう、丁寧に押印することを心がけましょう。

印鑑欄が無いが押すようにいわれた場合は押印する

購入した履歴書に、印鑑欄が無い場合でも、採用担当者から履歴書に印鑑を押すよう指示があるときは、印鑑欄が無ければ、押さないという一般的なルールがありますが、ここは臨機応変に対応してください。

履歴書に印鑑を押してくださいといわれたのであれば、印鑑を必ず押しましょう。

履歴書の印鑑は100円ショップの印鑑でも問題なし

印鑑の種類は「実印」「銀行印」「訂正印」などいろいろ種類があります。

その中で役所や役場や銀行などで印鑑登録されていない印鑑のことを「認印(みとめいん)」といいます。

また、認印を印鑑登録したものは「実印(じついん)」といいます。

要は、ハンコが売っているお店や100円ショップで買って登録していない印鑑は、そのまま認印となりますが、それを印鑑登録すれば実印になります。

実印を履歴書に使っても構いませんが、実印の重要性から特に指定されていないのであれば、できるだけ使用は控えたほうがよいでしょう。

履歴書には認印を使うようにしましょう。

認印はハンコを売っているお店か、100円ショップに行けば売っています。

シャチハタを使う方もいますが、シャチハタは印鑑ではなくスタンプですので、履歴書などの公式の書類には使わないほうがいいでしょう。

印鑑のきれいな押し方

理想的な押印のしかたとしては、中央から平仮名の「の」を描くように重心を移動しながら押していくのが良いとされています。

あまり力を入れ過ぎると紙面からずれてしまうので、適度な力加減になるように注意しましょう。

それともう一つ。

力を入れた時に紙面が横にずれないように、そして力加減が取りやすい印鑑マットを敷くと良いでしょう。

朱肉はあまり付け過ぎない方がよいでしょう。

擦れないようにとたっぷり付ける人がいますが、朱肉が多すぎるとかえって印影がつぶれてしまって逆効果になります。

押印し終わったら印面をきれいにふき取っておきましょう。

朱肉が乾燥してこびりついたままで次に押印すると不鮮明になりますし、固くなった朱肉は取り除きにくくなります。

印鑑を押印する場所は文字と重ねないのが正しい押印のしかたです。

もちろん丸囲みの中に「印」とあるところの上に押印するのは間違いではありません。

実印の場合は印鑑証明書の印影と照合する必要があるので、特に重ねないことになっています。

一般的には署名(記名)した隣りに捺印(押印)することによって署名(記名)した本人が捺印(押印)したという意味になりますので、署名(記名)からあまり離れ過ぎた場所に捺印(押印)しないように注意しましょう。

うまく押印できない場合

押印がうまくいかない場合の問題点について、いくつかの原因が考えられます。

1.印面が汚れている、つまっている

印面が汚れている場合、または汚れた印鑑をそのまま繰り返し使っていると、当然印影はぼやけた感じになり、はっきりしません。

掃除をすべきなのですが、硬いブラシなどでゴシゴシと印面をこするのはよくありません。

印面の掃除は、ほとんどの印材に対して、やわらかい布か紙で拭いましょう。

拭っても汚れが取れない場合は、同じくやわらかい布か紙に油をひたし、この上で何度か印を軽く叩くと、固まっていたごみが取り除かれてきれいになります。

さらに、そこのやわらかい布か紙で軽く拭えばOKです。

2.印面が平らになっていない

印面が平らになっていないと、印影の一部分が欠けてしまいます。

印面が平らでないケースとして、以下の3パターンが考えられます。

  • 印面全体がでこぼこしている
  • 印面の端が反っている
  • 印面の中央がくぼんでいる

ある程度は修正も可能ですが、元通りに戻すのは少々難しいです。

修正が難しい場合は押し方を工夫する必要があります。

印面全体がでこぼこしている場合、きれいに押印するのが最も困難です。

やわらかい紙に印鑑マットなどを敷いて押せば、なんとかキレイに押すことができます。

印面の端が反っている場合は簡単です。

まっすぐに押印し、そのまま印鑑をずらしたり、動かないようにして、反ってへこんでいるほうに向かって傾けて押します。

印面の中央がくぼんでいる場合、印面全体がでこぼこしている場合と同様に印鑑マットなどを敷いて押すといいですが、まず普通に押印したあと、そのまま印鑑を動かさないで、くぼんでいる部分を紙の裏から指先などで押さえて、朱を全体にいきわたらせるようにしてもよいです。

3.紙が原因の場合

硬い紙、表面がつるつるしている紙、朱の染み込みが悪い紙、うすい紙はなかなか印鑑が押しにくいものです。

硬い紙は弾力性がないので、一部がかすれたり消えてしまったりします。

このような場合、捺印マットなどを敷いて、印鑑をしっかり持って少し力をこめて押すとよいです。

表面がつるつるしている紙は、朱をつけすぎると失敗します。

このような紙には、とにかく朱をつけすぎないことが大切です。

朱の染み込みが悪い紙も同様です。

薄い紙の場合、紙が破れてしまう失敗がよく起こります。

破れないようにするには、押印の際にあまり力を入れすぎないことです。

どうしてもうまくいかない場合は、朱をつけたあと押す場所に印鑑をそっと置いて、その後に軽く上から押さえるようにするとうまく押せます。

就活時には印鑑を準備しよう!

就活中は面接時に印鑑を持参するように指示されることがあります。

一般的に印鑑が必要になる主な書類は下記の通りです。

  • 交通費を清算するための申請書
  • 内定承諾書
  • 個人情報の取り扱いに関する書類

就活エージェントを利用すれば、就活での細かい部分についてのアドバイスを受けることができます。

また、履歴書の作成指導をはじめ、面接対策やスケジュールの調整を行い、内定までサポートをしてくれます。

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