就職・転職

面接に関するメール返信|日程や内定に関する連絡を受けたときの内容は?

投稿日:2017年10月10日 更新日:

面接

就職・転職活動では、メールで企業とのやり取りをおこなうことも多いと思います。

一次面接、二次面接以降の面接を通過すると、次の面接日程調整のやりとりをメールで行う企業もあるでしょう。

そのときに企業宛に、メールの返信を送らない人もいますが、確認のために送っておいたほうがいいでしょう。

応募者から何も返事がないと「面接の日時を指定したメールを送ったけど、返答がないし、当日は面接に来てくれるのかな?」と人事担当者も不安になると思います。

「メールの返信はけっこうです」など書かれていなければ、簡潔な文章でいいので企業宛に送信するとよいでしょう。

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返信はできるだけ早く行う

業務を円滑に進めるために、素早く返信をすることはビジネスの基本とされています。

面接の日程を決める際にも、できる限り早く返信します。

採用担当者が選考で迷った時、この差で決まる可能性があります。

1.24時間以内に返信しよう

ビジネスにおけるメールは24時間以内に返信するのが基本です。

就職活動中は、休日に関係なく24時間以内に返信するようにしましょう。

入社後のビジネスシーンでは、休日を挟んだ時は出勤後すぐにメールをチェックして返信しましょう。

2.基本は営業時間内に返信する

返信する時間帯は、企業の営業時間内が望まれます。

担当者の就業時間中にメールをすることでスムーズなやり取りが期待できます。

9時~18時までを営業時間としている企業が多くありますが、自分の想像で判断せずに応募している企業の営業時間を確認しておくとよいでしょう。

必ずしも営業時間内に返信しなければならないわけではなく、24時間中いつ返信してもマナー違反にはなりません。

送信しておくことで担当者が出社した時すぐに内容を把握することができるので、深夜にメールを書いたときなどは営業時間にこだわり過ぎずに返信した方が良いといえます。

3.相手のことを考えて連絡は早くする

求職者からの返信がないと一向に面接日程の詳細を決められないので、面接に関わる人や業務のスケジュールの目処を立てられず、企業に迷惑を掛けることになります。

相手のことをよく考えて行動するのが社会人のマナーです。

面接日の日程調整の連絡は、なるべく早い返信をしましょう。

面接日程に関するメールの返信

面接日程についてのメールの返信はどうすればよいか、具体的な内容をご紹介します。

1.企業からの「面接の日程が決まり次第連絡する」旨のメールに対するメールの返信

たとえば、一次面接は通過したけど、二次面接の予定がまだ調整中で、企業から「決まり次第また連絡をします」というメールが来たときのメールの返信の文章は以下のようにするとよいでしょう。

【件名】面接日程の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
○次面接の日時について、ご連絡お待ちしております。

よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

2.面接日程を承諾するときのメールの返信

応募した企業から「○月○日○時から面接をおこないますが、よろしいでしょうか?」というような文面で、面接の日程を知らせるメールが来たときのメールの返信の文章は以下のようにするとよいでしょう。

【件名】面接日程の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

面接日程のご連絡ありがとうございます。
それでは以下の日程でお伺いさせて頂きます。

日時:○○月○○日 ○○:○○~
場所:○○○○株式会社本社ビル(具体的な場所)

お忙しい中、日程調整して頂き誠にありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

このメールを送信したあと、企業から「では〇月〇日〇時にお待ちしております」「お会いするのを楽しみにしています」などのメールの返信がくる場合もあります。

それに対しての企業宛のメールの返信は不要です。

返信してもよいのですが、ここでメールのやり取りが途切れても失礼ではないので、このタイミングで止めておきましょう。

面接の日時は企業側から指定してくることが多いですが、それに都合がつかないときは、日程変更の文章を作成して送信しましょう。

なお、学生でなければ、学校名や学部は書かずに、名前だけで構いません。

3.面接の日程候補が複数あるメールに対するメールの返信

面接の日程調整中に、面接日時の候補がいくつか挙げられていて、その中から選ぶように連絡があった場合には、選んだ日程と場所をしっかりと書いて返信しましょう。

なお、文面については上記の「面接日程を承諾するときのメールの返信の例文」と同様でよいでしょう。

4.面接日時候補を複数挙げるメールの返信

企業からメールで、都合のつく面接の日時を候補の中から選択する場合や希望の日時を連絡する場合のメールの返信の文章は以下のようにするとよいでしょう。

希望する日程の候補日連絡については、最低でも2~3候補を出すのが一般的です。

【件名】面接日程の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

この度は、次回選考のご連絡をいただきありがとうございます。
面接の日程ですが、下記の日程でお伺いするのは可能です。
また、その他の日程もできるかぎり柔軟に対応いたします。

1.○月○日(○)○時~
2.△月△日(△)△時~
3.×月×日(×)14:30~20:00

こちらの日程で、日程調整していただけると幸いです。
お忙しいところ、お手数をおかけし申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

5.面接日時が合わない場合の日程変更を依頼するメールの返信

就活面接の日時が合わない場合のメールの返信の例文です。

当方から日程変更・日程調整のお願いをしていますので申し訳ないという気持ちをきちんと伝えます。

そして、改めて自分から候補日を提案もしくは企業から出してもらうよう連絡するとよいでしょう。

【件名】面接日程の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

日程調整の件、ご連絡下さり誠にありがとうございます。
お忙しい中、ご調整下さり、ご連絡頂いたのですが、大変申し訳ございません。

当日学期末試験と重なってしまい、どうしてもお伺い出来ません。
面接日時のご変更は可能でしょうか。

私の都合により勝手なお願いとなり大変申し訳ございませんが、改めて日程をいただけますと幸いです。

以下の日程でしたら、貴社にお伺いすることは可能です。

○月○日(○) 終日
△月△日(△) 終日
×月×日(×) 午前中

お手数をおかけ致しますが、 何卒宜しくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

6.日程調整後に日程変更を依頼するメール

指定された面接の日程に他の面接が入ったり、他の外せない用事が出来て日程変更をしなければならなくなったときの例文です。

従来の日時がNGとなってしまった理由もしっかり添えた上で、日程変更・日程調整のお願いをします。

なお、一度電話で謝罪することをおススメします(最終面接の場合は必須)。企業も忙しい中日程調整したのに再調整を依頼するわけですから直接謝罪する必要があります。

日程変更を依頼しますので丁寧に対応します。

なお、アルバイトや旅行・サークル行事などの理由に日程変更を依頼すると志望度合いが低いと見なされますので、できるだけ調整しましょう。

【件名】面接日程の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

日程調整の件、ご連絡下さり誠にありがとうございます。
この度は面接の日程変更をして頂きたく、ご連絡差し上げました。

先ほど電話にてご連絡差し上げましたがご不在とのことでしたので、まずはメールにてご連絡申し上げます。

予定させて頂いていた○月○日ですが、大学の必修科目の追試験と重なってしまい、面接に伺うことが出来なくなってしまいました。

勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、○月○日以降に改めて面接の日程調整をさせて頂けないでしょうか。

お手数をおかけして、大変申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

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就活

内定に関する連絡を受けたときメールの返信

1.内定承諾のメールの返信

内定の通知をメールで通知する企業もあります。

その文面に「メールの返信不要」などが書いてあれば送らなくてもいいですが、そうした文面がなければ、簡単な文章でいいので返信メールを送っておきましょう。

内定後の予定などはまた連絡があると思いますが、入社するかどうかを知らせておいたほうがよいでしょう。

もし、内定を辞退するのであれば、その旨はしっかり伝えておく必要があります。

【件名】内定通知の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

このたびは内定のご連絡、誠にありがとうございます。
大変うれしく思っております。

貴社よりご指示がありました内定承諾の件は、謹んでお受けいたします。
入社後は至らない点もあるかと思いますが、ご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

2.内定式・懇親会のメールの返信

内定が決定後の内定式や懇親会の案内に対するメールの返信です。

【件名】内定式(懇親会)の件

【本文】

○○○○株式会社(会社名)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○(自分の名前)と申します。

内定式(懇親会)のご連絡ありがとうございます。
是非出席させていただきます。

では○月○日(○)にお伺いします。
よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――――――
○○大学○○学部
○○○○
電話:XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス:XXXX-XXXX@XXXX.XXX
――――――――――――――――――――――――

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