面接日程の返信メールがない場合の対処法｜催促メールを出すべきか？

履歴書などの書類も送付し、後は担当者からの面接日程を待つばかりという状況でいくら待っても来ない場合、いつまで待てばよいのでしょうか。

ビジネスメールのやり取りで、相手から返信が来なくて悶々とすることはあります。

「早く対応して」といいたくなりますが、感情を表に出さずに催促するのがスマートなビジネスパーソンです。

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催促する前に確認する

催促する前に確認しておきたいのが、「自分は本当にメールを送っているかどうか」や「送ったのであればいつ送ったか」です。

メールを送ったつもりでも、実は下書きフォルダに入ったままだったり、通信環境の影響で届いていない可能性もあります。

まずは自分に落ち度がないか確認しましょう。

返信が来なくても1週間程度は待ってみる

ビジネスにおけるメールでは、相手からの返信がないと取引の進行の妨げとなりますので、「〇日までにご返送ください」などの期限を設けて、催促メールを出します。

一方で、面接の日程についてのメールなど、就職や転職におけるメールで相手から返信がない時には、メール文面に「〇日までにご連絡」との記載があればその2日後、記載がない時には1週間程度は待ってみましょう。

担当者が忘れている可能性もゼロではありませんが、他の業務が思いのほか忙しい、あるいは急用や体調不良などで休んでいる可能性、応募者が殺到しているなど、採用に関する他の業務で手いっぱいとなっていることもあります。

すぐに連絡してせっかちな印象を与えないために、最後の連絡があってから1週間程度待ってみましょう。

返信予定日があれば予定日から1～2日程度待ってみる

「〇日までに返信します」と返信の予定日がわかっていれば、多忙であることや体調不良による休暇の可能性を考慮してその日からプラス1~2日程度待ちます。

担当者も他の業務を抱えながら仕事をしています。

日時を約束していても、必ずしもその日に連絡ができない場合もあります。

相手の事情も考慮せずに、すぐにこちらから連絡をして確認するのは、せっかちな印象を与えかねませんので注意しましょう。

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待っても返信がなければ電話で確認する

1週間待っても変化がない場合は、担当者に連絡して、その後の具体的な動きはどうなっているのかを確認をします。

問い合わせる方法として電話とメールの2つがありますが、メールの場合とすぐに読んでもらえない可能性がありますので、電話をした方が早く確認ができます。

実際に電話をかける場合、気を付けなくてはいけないのが、マナーの欠けた対応はマイナス印象を与えますので注意が必要です。

その際、相手を急かすようないい方や返信が遅れていることを責めるようないい方をしないように気をつけます。

担当者も他の業務で対応に追われて連絡を忘れていたりすることもあります。

しかし、応募者にも生活があり、早く働きたいと思っている人にとってみれば、その一社からの連絡を待たなければいけないがために何もできないのは時間の無駄になります。

待っても何も連絡がないならば、こちらから連絡をとって確認しましょう。連絡を取ることは失礼にはなりません。

電話問い合わせ時の3つのポイント

１．返事が遅れていることを責めない

不安な気持ちで待たされて、「〇日と伺っていましたが・・・」や「いまだに連絡がありませんが・・・」といいたくなりますが、相手を責めるような言葉づかいは避けましょう。

あくまでもお伺いをするという姿勢で丁寧な言葉づかいを意識します。

２．電話をかける時間帯に注意

会社の始業直後・終業間際・お昼休み前は多忙なことがありますので、その時間は避けましょう。

一般的には、9時～18時が定時の企業に電話をかける場合、10時〜11時や13時〜15時が理想です。

就業が開始してすぐの時間帯は、メールの確認や電話応対などで忙しい場合が多く、「後ほど折り返します」といわれる可能性が高くなります。

また、13時〜15時の間は午前中の業務がひと段落していることが多いため、比較的に電話に出やすく、その場で対応してもらえる可能性があります。

電話をかける際は、端的に丁寧に用件を伝えましょう。

３．内容は簡潔にまとめて聞きたいことだけを話す

担当者も仕事の手を止めて、電話の対応をしてくれています。

だらだらと話をするのは迷惑にもなります。

あらかじめ聞きたい内容をまとめて、簡潔に話ができるようにしておきましょう。