仕事と技術

仕事が遅い!|効率の良い人と悪い人との違いや効率を改善する方法とは?

投稿日:2018年11月24日 更新日:

仕事効率を上げ、残業を減らしたいと考えている人は多いです。1日の大半の時間を過ごす職場、できる限り効率よく仕事をこなしたいと考えています。仕事効率の良し悪しは、非常に重要な問題です。

仕事の効率化は「空いている時間にいかに効率良く仕事を詰め込めるか」という考えに陥りがちですが、それは単に仕事量を最大化させているだけに過ぎません。大切なのは仕事量を最大化させるのではなく、仕事の成果の最大化です。

仕事を効率化するためには大前提となる目標を設定が大切です。明確な目標がないと、効果を確認できずモチベーションが下がってしまうことや、目標を達成したときの達成感を味わうことができません。

実際に仕事の効率が良い人と悪い人では何が違うのか。見ていきましょう。

仕事の効率が良い人と悪い人の違い

1.仕事の効率が良い人の仕事の進め方

仕事の効率が良い人は締め切りまでの2割程度の時間で仕事の8割方を終わらせるスケジュール感で仕事を進めます。初めのうちに仕事の8割程度を一気に終わらせるので後半は余裕を持ってスケジューリングができます。

仕事の完成度は大切ですが、期限を守るほうが大切です。100%の完成度を求めるクライアントに120%の完成度を求める心がけは素晴らしいものですが、そのために期限を破ってしまうと意味がありません。

それに完成させたと思っていても、翌日見るとまた不満点が見つかったりするものです。つまり完成度を追い求めるといつまで経っても完成しないということになりかねません。完成度が低すぎるのも問題ですが、おおよその目安となるのが80%の完成度です。

仕事の質や納期の早さがクライアントの期待を超えてくるので満足度は高く、再び仕事の依頼に繋がります。 一方、仕事の要領が悪い人は納期ギリギリになって一気に仕事を片付けようとします。

仕事を後回しにしていたため、入念なチェックができず仕事の質は必然的に下がります。急な予定が入った時は納期も遅れるなどしてクライアントの期待を下回り、再び仕事を依頼されることはない結果となります。

2.仕事の効率が悪い人の仕事の進め方

仕事の効率が悪い人が陥りることは、順番通りに完璧な仕事を進めていこうとすることで手が止まってしまい、後回しにしてしまうのです。細かいところにこだわりすぎて、どんな仕事もきちんと仕上がってないと気が済みません。

また、仕事の全体像が見えていないこともあり、目の前にあるものすべてを処理しようとして、数日後までに処理すればいいものまで手を出してしまうため、効率が悪くなるのです。

優先順位付けが下手で、一点集中型タイプで臨機応変さが利かない人が多く、結果的に仕事の処理が遅くなるのです。完璧主義の考え方は素晴らしいことですが、出来るところから仕事を進めていくことが、結果的に早く仕事ができて完成度も高くなります。

仕事の効率をもっと上げたいと思うのなら、絶対に仕事を後回しにしてはいけません。一度仕事の手が止まってしまうと、そこから一気に仕事がはかどらなくなってしまいます。すぐに出来るところから手を止めずに仕事を進めることが大切になります。

仕事の効率を改善する方法

1.仕事の効率を高めるには「緊急性」よりも「重要性」の高い仕事を優先する

仕事の効率がいい人は、仕事をいかにスムーズにこなし、完遂できるかを常に考えています。決して手を抜くわけではなく、無駄な作業はせず、緊急性も重要性も低い仕事は後日着手するようにしています。

効率よく仕事をこなすには、業務の緊急性と重要性をしっかりと把握することです。緊急性も重要性も高い仕事は最優先で対応する必要があります。その一方で「重要性が低く緊急性が高い」「重要度が高く緊急性が低い」仕事もあります。

仕事の効率を高めるには「緊急性」ではなく「重要性」が大切でこれを仕事の優先順位付けの基準とします。仕事の効率を高めるには「重要性が高い仕事」を優先することが大切です。

2.「重要性が低く緊急性が高い」仕事は極力引き受けない

「重要性が低く緊急性が高い」仕事は突発的に発生するため、ついつい目の前の仕事を後回しにして注力しがちです。上司から急がされることも多い仕事です。

しかし、本来はその仕事の重要性は低いわけで、こうした仕事に振り回されると、重要な意思決定などは遅れるばかりです。それが仕事の効率を下げる原因となるのです。

重要性の高い仕事に集中するためには「重要性が低く緊急性が高い」仕事を極力引き受けないことも大切です。可能であれば手の空いている他の人に対応を依頼するのがよいでしょう。

3.緊急対応が必要な場合に備えて余力を残す

関わっているプロジェクトでトラブルが発生してしまった場合など、どうしても緊急対応が必要な場合もあります。そのような事態に備えて、常に一定の余裕を保って仕事をするように心がけます。

目一杯仕事をすると突発的なことが起きたときに対処できません。余裕を持ったスケジューリングが重要になります。たとえば、1日の就業時間のうち1時間を緊急対応に当てられるようにするのです。この1時間の余裕が緊急対応時に威力を発揮します。

仕事が遅いのは合わない仕事の可能性アリ

改善するために工夫をしたり、メモを取ったり、努力しているのにそれでも失敗してしまう。もしかしたら、その仕事は適性がない仕事の可能性があります。

その仕事に対する向き不向きがあるので、どうしても仕事に慣れない、うまくいかないために悩みが多く、その仕事を続けていく自信がなくなってしまったという場合は、転職を考えた方がよいかもしれません。

転職を考えた場合、転職エージェントの利用をオススメします。

転職のプロがあなたの不安を解消!

自分の働き方について疑問や悩みを抱えている人は、一人で抱え込まず転職に関するプロに相談することをオススメします。もちろん転職するか決めていなくても、気軽に問い合わせすることができます。

転職エージェントを利用すれば、プロのアドバイザーが自己分析や適性に合った求人の紹介、企業選びのポイント、希望の企業で働くメリットやデメリットなど、求人サイトには載っていないような魅力的な情報を提供します。

厳選した求人から希望条件に合う求人を紹介してもらえます。転職活動に必要な書類作成や面接対策などをマンツーマン体制できめ細やかにサポートしてもらうことも可能です。 登録は無料で全てのサービスを無料で利用できます。

また、サービスを利用して採用された場合にも料金は発生しません。

○MIIDAS(ミイダス)

リクルートエージェントやdodaなどの大手転職エージェントに加えて、登録しておきたいのがMIIDASです。運営会社はdodaと同じパーソルキャリア株式会社です。

この転職サイトの特徴は簡単な質問にいくつか答えていくだけで、「想定オファー年収」や「選考条件に合致した企業数」などの自分の市場価値や仕事の適正が分かります。また、企業からのオファーは100%面接確約オファーのみで、余計な連絡はありません。

「転職エージェント」+「自分1人の転職活動」のいいとこ取りで、転職活動を進めることができます。さらに7万人の転職事例を見ることができると点もかなり良いポイントです。

以下のような人にオススメします。

  • 自分の市場価値を知った上で、転職活動を進めていきたい
  • 仕事が忙しく、転職活動に時間を割けない
  • 自分のペースで効率よく転職活動を進めたい

MIIDASは転職エージェントとは違い、確実に面接ができる企業からのオファーだけを受け取りながら、自分のペースで転職活動を進めることができます。

☞ 公式サイト: 【MIIDAS(ミイダス) 】のページへ進む

○マイナビAGENT(マイナビエージェント)

人気企業の多くが新卒採用に「マイナビ」を利用することから、企業間のつながりが多く、幅広い求人が見られます。20代〜30代の転職サポートに強く、関東・関西の求人が特に多いのが特徴です。

第二新卒の20代から30代前半までの若い人で、関東・関西で転職を考えている人におすすめの転職エージェントです。マイナビエージェントの求人情報は、約80%が非公開となっています。

さらに、マイナビエージェントにしか求人を掲載していない独占求人もあります。他では知りえない求人情報が手に入るのもマイナビエージェントの強みです。

会社側も20代の人材を募集しているところが多く、ベンチャー企業など、会社自体が若いところが多いのも特徴です。成長意欲が高い、会社とともに成長したいと思っている方にはピッタリです。

☞ 公式サイト: 【マイナビAGENT 】のページへ進む

○ウズウズカレッジ

ウズウズカレッジはキャリアカウンセリングから始まり、求人紹介、就活スキル(テクニカルスキル、ビジネススキル、ヒューマンスキル)の向上まで総合的にサポートしています。無料の就活講座を受けられる点が魅力です。

社会人としての基礎研修、職種(営業職、プログラマーなどの専門職)ごとのスキル研修を通じて就活を支援する次世代型就活サポートや平均20時間に及ぶ個別就活サポートを行います。

これらの研修を受けることによって、どの会社でも通用するビジネスパーソンとしての必須スキルを身につけることが可能です。また、実務の経験を積むことで入社後にギャップを感じずにスムーズに正社員としてのキャリアをスタートすることができます。

サポートに時間をかけるスタイルで、適性診断や面接アドバイス、模擬面接など、様々なサポートが受けられます。離職率や労働時間、社会保険の有無、雇用形態など、掲載企業に厳しい基準を定めています。

☞ 公式サイト:【ウズウズカレッジ】 のページへ進む

この他にも大手の転職エージェントにはない特色を持った転職サイトがあります。

興味のある人はこちらをご覧ください。

-仕事と技術
-

執筆者:


comment

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


関連記事

名刺の英語表記の作り方|よく使われる役職名や部署名などの英語表記は?

最近、名刺の裏面に英語表記をする人が増えています。外国人と名刺交換をしたり、海外で名刺を渡したりする場合は英語表記の名刺を交換するのが一般的です。 英語表記の名刺を作成しようとすると「どの表現を使うの …

算定基礎届とは何か?|算定基礎届の算定時期に残業すると損するのか?

企業の人事・総務担当者にとっては新入社員を迎え入れる為の様々な業務に追われ、ようやく落ち着いた頃に今度は、社会保険の手続きの中でも最も複雑で面倒な算定基礎届の作成です。 担当者の中でも苦手な方が多いの …

メール返信の「インライン」|ビジネスメールで気を配りたいマナーとは?

ビジネスでは、メールで問い合わせてメールで返信というやり取りがとても多いものです。仕事関係のメールで、「インラインにて回答します」と書いてあるものを見かけますが、どのような意味があるのかわかりますか。 …

「恐縮」の意味と使い方|ビジネスにおける使用上の注意点とは?

「恐縮」という言葉は、ビジネスメールの中や目上の人との会話の中でもよく出てくる言葉の一つです。「恐縮」の意味や使い方を紹介します。何気なく使用される単語ですが、使い慣れている人が多い分、意味や用法を意 …

出世する人の特徴|同僚に差をつけて厳しい競争を勝ち抜く方法とは?

出世したいと思っているけれど、なかなか出世することが出来ないという悩みを持つサラリーマンは多くいます。また、入社したのはいいけれど、同期と差がつき、焦りを感じているという若手社員もいると思います。 し …