仕事と技術

仕事が遅い!|効率の良い人と悪い人との違いや効率を改善する方法とは?

投稿日:2018年11月24日 更新日:

仕事効率を上げ、残業を減らしたいと考えている人は多いです。

1日の大半の時間を過ごす職場、できる限り効率よく仕事をこなしたいと考えています。

仕事効率の良し悪しは、非常に重要な問題です。

仕事の効率化は「空いている時間にいかに効率良く仕事を詰め込めるか」という考えに陥りがちですが、それは単に仕事量を最大化させているだけに過ぎません。

大切なのは仕事量を最大化させるのではなく、仕事の成果の最大化です。

仕事を効率化するためには大前提となる目標を設定が大切です。

明確な目標がないと、効果を確認できずモチベーションが下がってしまうことや、目標を達成したときの達成感を味わうことができません。

実際に仕事の効率が良い人と悪い人では何が違うのか。見ていきましょう。

仕事の効率が良い人と悪い人の違い

1.仕事の効率が良い人の仕事の進め方

仕事の効率が良い人は締め切りまでの2割程度の時間で仕事の8割方を終わらせるスケジュール感で仕事を進めます。

初めのうちに仕事の8割程度を一気に終わらせるので後半は余裕を持ってスケジューリングができます。

仕事の完成度は大切ですが、期限を守るほうが大切です。

100%の完成度を求めるクライアントに120%の完成度を求める心がけは素晴らしいものですが、そのために期限を破ってしまうと意味がありません。

それに完成させたと思っていても、翌日見るとまた不満点が見つかったりするものです。

つまり完成度を追い求めるといつまで経っても完成しないということになりかねません。

完成度が低すぎるのも問題ですが、おおよその目安となるのが80%の完成度です。

仕事の質や納期の早さがクライアントの期待を超えてくるので満足度は高く、再び仕事の依頼に繋がります。

一方、仕事の要領が悪い人は納期ギリギリになって一気に仕事を片付けようとします。

仕事を後回しにしていたため、入念なチェックができず仕事の質は必然的に下がります。

急な予定が入った時は納期も遅れるなどしてクライアントの期待を下回り、再び仕事を依頼されることはない結果となります。

2.仕事の効率が悪い人の仕事の進め方

仕事の効率が悪い人が陥りることは、順番通りに完璧な仕事を進めていこうとすることで手が止まってしまい、後回しにしてしまうのです。

細かいところにこだわりすぎて、どんな仕事もきちんと仕上がってないと気が済みません。

また、仕事の全体像が見えていないこともあり、目の前にあるものすべてを処理しようとして、数日後までに処理すればいいものまで手を出してしまうため、効率が悪くなるのです。

優先順位付けが下手で、一点集中型タイプで臨機応変さが利かない人が多く、結果的に仕事の処理が遅くなるのです。

完璧主義の考え方は素晴らしいことですが、出来るところから仕事を進めていくことが、結果的に早く仕事ができて完成度も高くなります。

仕事の効率をもっと上げたいと思うのなら、絶対に仕事を後回しにしてはいけません。

一度仕事の手が止まってしまうと、そこから一気に仕事がはかどらなくなってしまいます。

すぐに出来るところから手を止めずに仕事を進めることが大切になります。

仕事の効率を改善する方法

1.仕事の効率を高めるには「緊急性」よりも「重要性」の高い仕事を優先する

仕事の効率がいい人は、仕事をいかにスムーズにこなし、完遂できるかを常に考えています。

決して手を抜くわけではなく、無駄な作業はせず、緊急性も重要性も低い仕事は後日着手するようにしています。

効率よく仕事をこなすには、業務の緊急性と重要性をしっかりと把握することです。

緊急性も重要性も高い仕事は最優先で対応する必要があります。

その一方で「重要性が低く緊急性が高い」「重要度が高く緊急性が低い」仕事もあります。

仕事の効率を高めるには「緊急性」ではなく「重要性」が大切でこれを仕事の優先順位付けの基準とします。

仕事の効率を高めるには「重要性が高い仕事」を優先することが大切です。

2.「重要性が低く緊急性が高い」仕事は極力引き受けない

「重要性が低く緊急性が高い」仕事は突発的に発生するため、ついつい目の前の仕事を後回しにして注力しがちです。

上司から急がされることも多い仕事です。

しかし、本来はその仕事の重要性は低いわけで、こうした仕事に振り回されると、重要な意思決定などは遅れるばかりです。

それが仕事の効率を下げる原因となるのです。

重要性の高い仕事に集中するためには「重要性が低く緊急性が高い」仕事を極力引き受けないことも大切です。

可能であれば手の空いている他の人に対応を依頼するのがよいでしょう。

3.緊急対応が必要な場合に備えて余力を残す

関わっているプロジェクトでトラブルが発生してしまった場合など、どうしても緊急対応が必要な場合もあります。

そのような事態に備えて、常に一定の余裕を保って仕事をするように心がけます。

目一杯仕事をすると突発的なことが起きたときに対処できません。

余裕を持ったスケジューリングが重要になります。

たとえば、1日の就業時間のうち1時間を緊急対応に当てられるようにするのです。

この1時間の余裕が緊急対応時に威力を発揮します。

仕事が遅いのは合わない仕事の可能性アリ

改善するために工夫をしたり、メモを取ったり、努力しているのにそれでも失敗してしまう。

もしかしたら、その仕事は適性がない仕事の可能性があります。

その仕事に対する向き不向きがあるので、どうしても仕事に慣れない、うまくいかないために悩みが多く、その仕事を続けていく自信がなくなってしまったという場合は、転職を考えた方がよいかもしれません。

転職を考えた場合、転職エージェントの利用をオススメします。

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