「ご査収」の意味と使い方｜ビジネスにおける使用上の注意点とは？

「ご査収」はプライベートの会話には絶対と言っていいほど登場しない言葉ですが、ビジネス文書や各種データを添付ファイルとして送る、ビジネスメールでよく目にします。

この「ご査収」という言葉を正しく使えていますか。

取引先への大事なメールで間違って使うと恥ずかしいだけでは済まないかもしれません。

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ご査収（ごさしゅう）の意味

言葉の意味は「査」は調べるという意味を持ちます。

また、「収」は受け取るという意味を持ちます。

つまり「査収」とは「よく調べて受け取る」といった意味になります。

そして、「ご査収」は、それに尊敬語の接頭語「御（お・ご）」がついた形になります。

メールに「ご査収ください」と書けば、相手に対して添付書類を「確認する」という作業を依頼していることになります。

ご査収の正しい使い方・例文

この言葉自体は一般的に当たり前のように使われている言い回しです。

調べて受け取る資料がついているのなら丁寧な言葉として使えばよいものと考えます。

調べて受け取る資料がついていないのに、「ご査収」を使うと資料が添付されていないと誤解やすれ違いのもとになりますので、この点は注意が必要です。

ご査収は「よく調べて受け取る」という意味であることをきちんと把握しておきましょう。

「ご査収」を使った例文をいくつか紹介します。

「ご査収」の使い方に誤りがないか確認する方法

たとえば、「どうぞご査収してください」の表現に誤りがないか確認をするならば、「査収」を「指導」に置き換えてみます。

置き換えた後の表現が、「どうぞご指導してください」となり、違和感の言いまわしに気付くことができます。

このような場合は「ご査収」の使い方に問題があると考え、避けるべきと判断します。

ほかにも「ご査収の程、宜しくお願いいたします」や「よろしくご査収下さい」など、考えられる表現は何通りもありますが、「査収」を「指導」に置き換えてみれば、違和感のある表現になっていないかどうかの確認ができます。

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ご査収を使う時の注意点

送り手と受け手の間で「ご査収」の認識が違うと、たとえば、送り手がご査収を「受け取る」というニュアンスで使用している場合、意思の疎通が図れません。

ご査収は「よく調べて受け取る」という意味ですので、送り手がよく調べるものもないのに「ご査収ください」と送ってしまうと受け手は何を調べればよいのかわからず、混乱してしまいます。

このような認識違いが起こらないようにするためには、ご査収の意味をきちんと理解して正しく使うことはもちろんですが、「ご査収」を使わないという選択もあります。

受け取りの意味だけで使うなら「受領願います」で十分ですし、「ご査収ください」を別の言い方で表現するなら、「内容をよくご確認の上、受領願います」でも問題ありません。ご査収を文言に入れる場合は、注意するようにしましょう。

「ご査収」に対する返信のしかた

「ご査収ください」と書かれたものを受け取った場合は、「ご査収」の意味を考えると、単に「受領いたしました」だけではなく、その内容の確認を行った旨まで相手に返事をするべきであることも覚えておく必要があります。

上記のように受け取ったという事実を伝えるのではなく、その中身にまで目を通したことを伝える必要があります。

ビジネス用語は意味を理解しないままに使っているケースも多く、「査収」のように送り手と受け手の間に認識の隔たりがある場合、それぞれがどこまでアクションを行うべきか戸惑ってしまうことがあります。

相手に何らかのアクションを期待する場合は、「査収」のような言葉を使わず、具体的な内容を伝えるような文面にするとよいでしょう。

「ご査収」の類義語

「ご検収」や「お納めください」などがあります。「ご査収」との違いは以下のようになります。

１．「ご検収」の意味

ご検収の意味は、納入品を発注どおりに検査して受け取ることです。

つまり、実際にビジネスで、モノのやり取りをして、納品した際に品物の種類や数量、品質を確認して、受け取るという意味になります。

また、モノに限ったことではなく、コンピューターのシステム開発などを外注したときに納品されたシステムを検証することも検収といいます。

２．「お納めください」の意味

「お納めください」はビジネスシーンに限らず、結婚式の前にかわされる結納の場やお中元、土産物などの贈り物を渡す際に「持って帰ってください」という意味で使用します。贈り物を贈るときなどに送り主が相手に対して使用する尊敬語です。

これに対して受け取り側は「頂戴いたします」といって受け取ります。

尊敬語なので立場が下の人や部下などには使用しません。

基本は目上の人に使用する言い回しであると覚えておきましょう。